I den verden vi lever i i dag, evnen til at behandle og administrere data Det er et afgørende værktøj. Det er tydeligt, at fremskridt inden for computing har gjort, at praktisk talt al den information, der tidligere blev håndteret, er gået over digitalisere. Enhver, der regelmæssigt bruger teknologier, mobile enheder og computere, ved hvordan omfatte billeder, dias, grafer eller andre visuelle elementer i deres filer eller præsentationer ved de fleste dog ikke, hvordan de kan optimere vægten af disse elementer for at enheden skal fungere hurtigere, så at være effektiv, når du arbejder med filer, bliver en nyttig færdighed til at skille sig ud fra flertallet.
Hvis du befinder dig i denne gruppe, men ønsker at dykke dybere ned i denne vej til Lær, hvordan du bedre administrerer fillagring, optimering og udnyttelse, er vi sikre på, at denne artikel kan hjælpe dig med at få det, du leder efter. Uden tvivl opfordrer vi dig til at fortsætte med at læse, da du vil tage meget nyttige værktøjer væk, som du kan begynde at bruge lige nu til forenkle og komprimere vægten af dine filer også, forbedre din arbejdsoplevelse og enhedens ydeevne som du bruger.
Vigtigheden af at optimere filer
Før vi taler om hvordan kan vi reducere størrelsen på vores filer, er det vigtigt at kommentere, fordi denne simple opgave er så vigtig for forbedre effektiviteten af vores arbejde. Måske hvis du ikke plejer at lave præsentationer, eller hvis de filer du arbejder med kun indeholder tekst, vil du ikke have problemer med at arbejde med dem. Tværtimod, hvis du inkluderer billeder i dine dokumenter, hyperlinks, detaljeret grafik eller andre lignende visuelle elementer, er det yderst vigtigt, at du begynder at komprimere filerne, især hvis du bruger denne type præsentation til arbejde eller ofte siden Din pc's lager- og indlæsningshastighed vil blive påvirket.
En af hovedårsagerne er, at komprimere filerne laver disse mindre størrelse og følgelig vil du have mere let at downloade og overføre dem. Derudover vil deres behandling også være meget hurtigere.
Det er også en nyttig måde at organisere mapper med et væld af filer. Til cundertrykke store mængder filer i det, der er kendt som "boghandlere«, vægten af disse data falder betydeligt. Dette er noget, der bruges meget ofte, når man downloader filer, da det er meget hurtigere.
Alternativer til at komprimere filer i Microsoft Office
Dernæst vil vi præsentere forskellige alternativer, så du kan reducere og optimere størrelsen på dine filer i de vigtigste Office-arbejdsapplikationer: Word, PowerPoint og Excel, da de er de hyppigst anvendte og indeholder tunge elementer.
Optimer PowerPoint
PowerPoint er et grundlæggende Microsoft-værktøj, der bruges til at lave præsentationer meget visuelt ved at integrere slides, der normalt kombinerer tekst, billeder og endda videoer. Derfor, hanFilerne har normalt en betydelig vægt og det er vigtigt at prøve komprimere elementerne at vi indsætter, især billeder og videoer, så vi vil fokusere på dem. Du skal kun følge følgende trin:
- Den første ting du bliver nødt til at gøre er Indsæt det billede, du vil optimere, på diaset. Vælg dette billede ved at klikke på det.
- I øverste menu klik på indstillingen «Format«. Forskellige muligheder vises her, blandt hvilke du kan juster lysstyrken og kontrasten af billedet, modificer dets størrelse, medtag fotorammer...
- Vælg "Komprimer billeder«. Her kan du optimere på en enkel måde, eller på en avanceret måde ved at klikke på muligheder, hvor du kan vælge billedkvalitet afhængig af den brug du vil give den. Jo lavere kvalitet, jo mindre størrelse. Du kan også vælge om du vil komprimere alle billederne i præsentationen eller kun dem du ønsker. Med denne handling forenkler du størrelsen af PowerPoint, og det bliver nemmere at indlæse og overføre.
Optimer Word
ord sikkert er det mest brugte Microsoft Office-applikation og selvom det oprindeligt blot blev brugt som et tekstdokument, og dets vægt ikke var særlig høj, pt elementer af alle slags kan indsættes såsom billeder, links, overgange... Her vil vi give dig nogle grundlæggende tips til at reducere størrelsen på dine dokumenter.
Som i PowerPoint, hvis vi inkluderer billeder, vil vægten af filen stige, men vi kan komprimer disse billeder for at gøre det mere effektivt. For at gøre dette vil vi følge de samme trin som i det foregående tilfælde. Vi bliver nødt til at vælg billedet, gå til "Format" og klik på "Optimer billeder".
Et vigtigt aspekt er også det filformat, vi bruger, når vi gemmer. Det bliver normalt gemt standard til .docx eller .doc. Men hvis det er en fil, der allerede er færdig, vi anbefaler at konvertere til .pdf eftersom komprimere filen meget og desuden er præsentationen mere Limpia.
En anden faktor, som vi skal tage højde for er begrænse eller reducere, så vidt muligt, visuelle effekter og elementer som øger størrelsen af vores filer. Undgå for eksempel at tilføje sideeffekter, vandmærker, temaskrifttyper og farver.
Optimer Excel
Selvom dokumenterne Excel De er normalt ikke tunge, hvis vi arbejder med store mængder data og formler er det muligt, at vores erfaring bliver påvirket. bremset. Med disse enkle trin kan du nemt komprimere disse filer.
Noget, som vi kan begynde at bruge lige nu til at forenkle disse regneark, er ændre filformat. Det vil sige i stedet for at gemme som standard i format . Xlsx, vi vil gøre det i .xlsb, der komprimerer og optimerer størrelsen og vægten.
Det anbefales også slette alle unødvendige dataOg skjulte kolonner der optager plads og frem for alt undgå at bruge komplekse formler til at fungere med dataene, medmindre det er strengt nødvendigt. Excel-formler øger filstørrelsen, så hvis det er muligt Vi vil forsøge at bruge enklere.
Vi kan arbejde med grafik og billeder, men det er altid tilrådeligt at cKlik på disse elementer for at forbedre ydeevnen i regnearket. Vi kan gøre det på den måde, vi tidligere har forklaret.