Når vi skriver a Microsoft Word-dokument særligt omfattende er det nærmest en forpligtelse at oprette et indeks, da det er et nødvendigt værktøj til at vejlede læserne. I starten tror du måske, at dette er en simpel opgave, som ikke vil tage meget af vores tid. Det er dog værd at stoppe op med at tænke lidt over det, så resultatet er det, vi virkelig leder efter: Hvad skal indekset for et dokument indeholde?
I papirbøger, uanset om det er romaner eller essays, tilføjes et indeks med de forskellige kapitler eller sektioner af publikationen i begyndelsen eller i slutningen. Det vil sige før eller efter hovedindholdet. Dette er et fantastisk værktøj til at finde et ord eller en reference i teksten.
Dette er også perfekt anvendeligt til Word-dokumenter, uanset om de er det studerende papirer eller faglige dokumenter. Tekstbehandlingsapplikationen giver os mulighed for at indsætte en indholdsfortegnelse i Word, som vi kan omdanne til et indeks, der opdateres automatisk.
Hvorfor er indekset så vigtigt?
Er det virkelig nødvendigt at inkludere en indholdsfortegnelse i et Word-værk? Svaret er ja, især hvis det er et dokument, som vi skal præsentere for en evaluator, en chef eller en klient.
Un klart og velstruktureret indeks Det vil hjælpe læseren med at finde alle titlerne og underteksterne på værket sammen med sidenummereringen, hvor hvert indhold er placeret. Dette gør det nemt at gå direkte til den eller de dele, der kan interessere dig mest.
Ud over indekset, i et Word-dokument af en vis længde og tæthed, grundlæggende data må ikke mangle såsom selve stikordsregisteret, bibliografien eller fodnotehenvisninger, bl.a. Det er de små, men vigtige detaljer, der kan gøre enorme forskelle i kvalitet mellem et job og et andet.
Den store fordel ved Word er, at du kan oprette et indeks automatisk, på en meget enkel måde, bare ved at følge en række retningslinjer, som vi forklarer nedenfor:
Indeks i Word: hvilke aspekter skal vi medtage
Nøglen til, at Word-indekset får det udseende og den anvendelighed, vi ønsker, er at have givet det korrekte format til dokumenttitlerne. Det betyder at vælge de rigtige overskrifter, skrifttyper osv. før du sammensætter selve indekset. Vi forklarer det mere detaljeret i de følgende afsnit:
Definer overskrifter
På den øverste værktøjslinje i Word finder du Knappen "Stilarter".. Når du klikker på det, åbnes et vindue med forskellige muligheder. Det mest almindelige er at bruge "Titel 1", at vi kan anvende på alle de kapitler eller afsnit, som teksten er opdelt i.
Der er også mulighed for at søge "Titel 2", mindre i størrelsen, hvis vi vil være endnu mere præcise og Opdel disse kapitler eller sektioner i sektioner. Hvis vi anvender dette hierarki korrekt, når vi aktiverer indekset, vil det fremstå organiseret i kategorier og underkategorier. Dette er ret almindeligt i komplekse tekster.
Det er også vigtigt vælge den rigtige skrifttype til værkets eller dokumentets art. I denne forstand ved vi allerede, at Word giver os mange muligheder, det er blot et spørgsmål om at vælge den, der bedst matcher ånden i dokumentet.
Som hovedregel er det sædvanligt ikke at bruge samme type skrifttype i titler og undertekster. Selvom dette er valgfrit, er det også normalt tilføje en lille fordybning (det vil sige at indføre flere tegn eller tomme mellemrum) før de sekundære titler, for bedre at adskille dem fra de vigtigste.
indsæt indholdsfortegnelse
Når titlerne er defineret, skal du gå til dokumentet og vælg det nøjagtige sted, hvor vi ønsker indekset skal vises. Afhængigt af hvilken type dokument det er, er der to muligheder:
- I begyndelsen af dokumentet, lige efter introduktionen (dette er mest almindeligt).
- I slutningen af dokumentet, som reference eller søgeindeks (bruges især i forskningsarbejde).
Efter at have besluttet den korrekte placering, går vi til den øverste bjælke og klikker på sektionen "Referencer". På listen over viste muligheder vælger vi en af "Indsæt indholdsfortegnelse". I den gratis version genereres en tabel automatisk som standard; I andre betalte versioner vil vi være i stand til at vælge formatet efter vores smag.
Og det er det. Ved blot at følge disse enkle trin vil vi have lavet et praktisk indeks for vores dokument. En fordel, som Word-indekset giver os, er det Det vil blive ændret automatisk, hver gang vi beslutter os for at foretage ændringer i dokumentets struktur. (tilføj, slet et kapitel, skift dets placering i tekststrukturen osv.). For at se de foretagne ændringer skal du trykke på knappen "Opdater."