Hvis I arbejder med Excel som et team, er det blevet lige så almindeligt at dele og redigere på samme tid som at trække vejret. Det er dog vigtigt at skelne mellem moderne medforfatterarbejde og den klassiske "delte projektmappe"-metode, fordi Hver tilgang har forskellige begrænsninger, krav og måder at åbne og gemme på. som kan gøre en forskel i din hverdag.
I denne guide forklarer jeg detaljeret og uden at vrøvle, hvordan man åbner fra en e-mail eller fra skrivebordet, hvordan man redigerer i realtid, hvordan man aktiverer ændringssporing, hvordan man løser konflikter og Hvilke funktioner mister du, hvis du bruger det gamle system til delte bøger?Derudover lærer du, hvordan du stopper deling, når du har brug for det, og praktiske tips til altid at åbne den i Excel-appen i stedet for browseren.
Åbn og rediger en delt projektmappe fra en e-mail eller et link
Når nogen deler en Excel-fil med dig, modtager modtagerne en e-mail med et link; når der trykkes på denne knap, åbnes en browser, der viser filen i Excel til internettetDerfra kan du vælge, hvordan du vil fortsætte: i selve browseren med Rediger bog > Rediger i browser, eller Åbn skrivebordsappen med Rediger projektmappe > Rediger i Excel.
Når I arbejder sammen, vil I se hinandens valg i forskellige farver, hvis I bruger kompatible versioner og har Automatisk lagring aktiveret (for Excel til Microsoft 365). Det er normalt, at det nogle gange tager et par sekunder, før markeringer vises. Hvis de stadig ikke vises, skal du kontrollere, at I alle bruger en moderne version med andre forfattere og ikke ældre versioner, der De understøtter ikke fuld samtidig redigering.
Hvis dine holdkammerater bruger ikke-understøttede udgaver (f.eks. nogle ældre versioner eller bestemte mobilvarianter), kan du muligvis ikke se deres valg i farver, men Dine ændringer vil blive afspejlet næsten øjeblikkeligt.Denne adfærd er normal og er en del af den blandede drift mellem moderne klienter og mere begrænsede klienter.
Samtidig redigering i realtid: krav og adfærd
Moderne medforfatning gør underværker, når filen er på OneDrive eller SharePoint, og I alle bruger moderne Excel. I det scenarie gælder disse principper: Cloud-lagring, parallel redigering og næsten øjeblikkelige opdateringer for hele holdet.
For at få mest muligt ud af det, skal du: 1) åbne det fra linket og vælge Rediger i Excel, hvis du foretrækker appen, 2) sørge for, at din Excel til Microsoft 365 har Automatisk lagring TIL for at se farvede markeringer, og 3) bekræfte, at ingen åbner filen i en tilstand, der blokerer samtidig redigering (f.eks. meget gamle udgaver eller dem med eksklusiv blokering).
På mobilenheder understøtter Excel til Android, iOS og Excel Mobile også samtidig redigering. Hvis nogen redigerer fra en version, der ikke viser farvede markeringer, vil du stadig se ændringerne næsten øjeblikkeligt, da Indholdssynkronisering forbliver flydende selvom brugerfladen ikke viser alle visuelle indikatorer.
Den klassiske (gamle) "Delt bog"-metode: hvad den er, og hvorfor man bør undgå den
Klassiske "delte arbejdsbøger" i Excel er et gammelt system. De findes stadig af hensyn til kompatibilitet, men de har mange begrænsninger. Microsoft anser dem for at være en forældet metode til deling og derfor er mange funktioner ikke længere tilgængelige, mens projektmappen deles med dette system.
Før du aktiverer den klassiske delte projektmappe, skal du være meget klar over, at der er elementer og handlinger, der ikke understøttes. Hvis du starter og senere har brug for disse funktioner, skal du Stop med at dele projektmappen, så du kan ændre denNedenfor er en komplet oversigt over, hvad der mangler i denne tilstand.
Ikke-understøttede elementer i den klassiske delte projektmappe
- Opret eller indsæt tabeller
- Tilføj eller rediger betingede formater
- Tilføj eller rediger datavalidering
- Opret eller rediger grafik eller pivotdiagramrapporter
- Indsæt eller rediger billeder eller andre genstande
- Indsæt eller rediger hyperlinks
- Opret, rediger eller vis scenarier
- Indsæt automatiske subtotaler
- Opret datatabeller
- Opret eller rediger pivottabeller
- Opret eller anvend datasegmentering
- Opret eller rediger miniaturegrafik
- Tilføj eller rediger regneark i Microsoft Excel 4
- Tilføj trådede kommentarer
Ikke-understøttede handlinger i den klassiske delte hovedbog
- Indsæt eller slet blokke af celler
- Slet regneark
- Kombiner celler eller opdele fusionerede celler
- Sortér eller filtrer efter format
- Brug af tegneværktøjer
- Tildel, rediger eller fjern adgangskoder
- Beskyt eller fjern beskyttelse regneark eller projektmappen
- Gruppér eller skematisér data
- Skriv, optag, rediger, vis eller tildel makroer
- Ændre eller slette matrixformler
- Tilføj, omdøb eller slet XML-tilknytninger
- Tildel celler til XML-elementer
- Brug af XML-kildepanelet, XML-proceslinjen eller XML-kommandoer fra menuen Data
- Brug af en dataformular at tilføje nye data
- Rediger eller slet trådede kommentarer
Sådan aktiverer du en klassisk delt projektmappe (hvis du ikke har andre muligheder)
Hvis din organisation kræver det af hensyn til kompatibilitet, kan du aktivere en klassisk delt projektmappe. Gem først filen på en placering, der er tilgængelig for alle, f.eks. et delt netværksdrev eller en delt mappe (ikke en webserver). Gå derefter til fanen Gennemse, vælg Del projektmappe, og gå derefter til fanen Redigering.
Marker afkrydsningsfeltet Tillad ændringer af flere brugere på én gang og bekræft med OK. Excel vil bede dig om at gemme; acceptere. Efter aktivering vil du se, at filtitlen viser i titellinjenDenne indikator bekræfter, at du er i klassisk tilstand med dens begrænsninger.
Det er meget vigtigt, at filen opbevares et fælles sted (f.eks. et delt drev, som alle kan seEllers vil andre ikke kunne åbne eller deltage, og formålet med den delte projektmappe vil blive tilsidesat.
Administration af en klassisk delt projektmappe: Historik og ændringskontrol
Excel registrerer ændringer i en klassisk delt projektmappe, hver gang den gemmes, inklusive hvem gjorde hvad, hvornår og hvilke data blev berørtDu kan bruge denne historik til at gennemgå, hvad der er sket, og acceptere eller afvise anmeldelser fra andre brugere.
For at se og filtrere ændringer skal du bruge knappen Skift kontrol På fanen Gennemse skal du vælge Fremhæv ændringer. Hvis afkrydsningsfeltet "Spor ændringer under redigering" ikke er markeret, har Excel ikke akkumuleret nogen historik, og du har ikke noget at gennemgå.
Når du åbner Fremhæv ændringer, kan du bestemme, hvad du vil se: 1) ved at når (alle ændringer eller fra en bestemt dato), 2) af der (en specifik bruger) og 3) af hvor (et celleområde). Du vælger også, hvordan de skal vises: fremhævet direkte på arket eller angivet i Historikark.
Historik gemmes i et konfigurerbart interval på dage. Som standard gemmer Excel historik for 30 dag så filstørrelsen ikke stiger voldsomt. Hvis du har brug for mere (eller mindre) plads, skal du gå til Del en projektmappe > fanen Avanceret og ændre indstillingen "Gem ændringshistorik i" til det ønskede antal dage.
Bemærk, at Excel permanent sletter alt, der er ældre end denne tærskel, så vælg et tal, der er stort nok hvis du har brug for langsigtet sporbarhed. Husk også, at ved at aktivere ændringskontrol, kan du også du deler bogen ved den klassiske metode, hvis den ikke allerede var det.
Se hvem der er med: brugere med forbindelse til den delte bog
I en klassisk delt projektmappe kan du se i realtid, hvem der har den åben. Under gennemgang > Del bog > fanen Rediger, vises listen "Følgende brugere har denne projektmappe åben" de brugere, der i øjeblikket er forbundetDette hjælper dig med at koordinere, især når du løser konflikter eller forbereder dig på at afslutte den delte brug.
Sådan stopper du med at dele en klassisk bog
Inden du stopper med at dele, skal du give dit team besked, så de kan gem og luk filenHvis du ikke gør det, kan du miste ikke-gemt arbejde, når du afslutter delt tilstand.
Gå derefter til Gennemse > Del projektmappe > fanen Redigering og sørg for, at kun du optræder på listenNår alt er korrekt, skal du fjerne markeringen i feltet "Tillad flere brugere at redigere på én gang" og bekræfte med OK. Hvis Excel spørger, om dette vil påvirke andre brugere, skal du bekræfte for at fortsætte.
Hvis boksen ser ud til at være deaktiveret, har du muligvis det beskyttede ark eller den beskyttede bog; midlertidigt fjerne beskyttelsen, så du kan fjerne markeringen og fuldføre processen. Når den er færdig, vender projektmappen tilbage til sin normale tilstand og vil ikke længere blive delt.
Vigtigt: Når en projektmappe ikke længere deles, sletter Excel ændringshistorikken. Hvis du har brug for at gemme disse oplysninger, skal du udskrive Historikark eller kopier den til en anden projektmappe først. Excel gemmer også en "brugervisning" for hver person (synligt ark, zoom, filtre, udskriftsindstillinger osv.); som standard, alle beholder deres personlige visning når du genåbner filen.
Åbn fra skrivebordet i Excel (ikke i browseren)
Typisk situation: Din chef deler et Excel-regneark, du modtager et link, hele teamet redigerer det på samme tid, og du vil åbne det med et dobbeltklik fra skrivebordet i Excel-appen, ikke i browseren. Hvis du gemmer det som en lokal fil, står du tilbage med en offlinekopi, der resten kan ikke redigereLøsning? Opret en genvej, der åbner onlineversionen direkte i appen.
- Mulighed 1 (hurtig): Opret en genvejsfil, der bruger Office-skemaet til at tvinge desktop-appen. Kopier det delte Excel-link, og opret en URL ved hjælp af formatet ms-excel:ofe|u|DIN_LINKOpret derefter en .url-fil på dit skrivebord med den destination. Dobbeltklik på den, Excel (applikationen) åbnes med onlineprojektmappen, opretholdelse af medforfatterskab og automatisk lagring.
- Mulighed 2 (meget praktisk): Hvis du arbejder med OneDrive eller SharePoint, skal du synkronisere biblioteket på din computer med OneDrive-klienten. På denne måde vil du i Stifinder se en mappe, der peger på skyen. Når du åbner Excel derfra, arbejder du på originalen med samtidig redigering og ingen afbrudte lokale dubletterDet er ligesom at have filen på dit skrivebord, men den er faktisk i skyen.
- Mulighed 3 (fra selve Excel): åbn linket fra e-mailen, vælg Rediger i Excel Og når du er i appen, kan du fastgøre den til din liste over seneste eller føje den til Excel-favoritter. Næste gang åbner du den med to klik uden at skulle gennem browseren, og du bevarer alle fordelene ved samtidig redigering.
Med en af disse muligheder undgår du at oprette forældreløse lokale kopier og sikrer, at I fortsætter alle med at arbejde på den samme fil, med samtidig redigering og uden forvirring.
At mestre disse muligheder – moderne medforfatning, åbning fra links, skrivebordsgenveje, historik og konfliktløsning – giver dig fuld kontrol over, hvordan I arbejder med Excel som et team. Ved at forstå begrænsningerne ved den klassiske metode og fordelene ved den moderne tilgang, du kan altid vælge den mest effektive og sikre rute for dit projekt og din organisation.
