Vi bliver mere og mere afhængige af digitale dokumenter at arbejde, faste kontrakterNår vi sender tilbud eller behandler papirarbejde med offentlige myndigheder, skal vi kunne bevise, hvem der har oprettet en fil, og at ingen har rørt ved den siden. Udskrivning, manuel underskrift og scanning er ved at blive en besværlig og usikker proces i de fleste hverdagssituationer.
Digitale signaturer og elektroniske certifikater De løser netop dette problem i Word, Excel, PowerPoint, PDF og andre kontorprogrammer. De tillader underskriv et Word-dokument direkte i selve programmet, hvilket garanterer underskriverens identitet, indholdets integritet og giver juridisk gyldighed i mange sammenhænge, så længe der anvendes certifikater udstedt af en betroet myndighed.
Hvad er en digital signatur, og hvad bruges den til i Office?
En digital signatur er i bund og grund et krypteret elektronisk segl Det er indlejret i et dokument eller en besked: en Word-fil, et Excel-regneark, en PowerPoint-præsentation, en e-mail, en makro osv. Dette segl indeholder oplysninger, der giver dig mulighed for at verificere, hvem der har underskrevet det, og om indholdet er blevet ændret efter underskrivelsen. Derudover giver det dig mulighed for underskrive dokumenter digitalt med garanti.
Når du signerer et Office-dokument digitalt rejse med ham certificeret og den tilhørende offentlige nøgle. Med disse oplysninger kan modtagerens program bekræfte, at signaturen kommer fra din private nøgle, og at filen ikke er blevet berørt, siden den blev signeret. Hvis nogen ændrer bare et enkelt bogstav, bliver signaturen ugyldig, og Office giver dig straks besked.
Det er vigtigt at skelne mellem synlige og usynlige signaturer inden for Office. Den synlig underskrift Den vises som en signaturlinje eller et billede (din scannede signatur, et firmastempel osv.), mens den usynlige ikke ses i dokumentets brødtekst, men Office markerer filen som underskrevet og viser signaturstatus øverst eller i filinformationsvisningen.
Både synlige og usynlige signaturer deler den samme kryptografiske sikkerhedDet eneste, der ændrer sig, er æstetikken og den måde, brugeren ser eller interagerer med signaturen på skærmen, ikke det beskyttelsesniveau, de tilbyder i forhold til indholdet.
Digitalt certifikat, offentlig nøgle og udstedende enhed
For at oprette en gyldig digital signatur skal du bruge et digitalt signaturcertifikat.Det digitale signaturcertifikat er dit elektroniske "ID": det indeholder dine identificerende oplysninger og den offentlige nøgle, der vil blive brugt til at bekræfte din underskrift. Uden et certifikat indsætter du blot et billede af din underskrift, men der er ingen kryptografisk garanti for noget.
Digitale certifikater udstedes af såkaldte certificeringsmyndigheder (CA'er).Disse certificeringsmyndigheder (CA'er) fungerer som en slags notar i den digitale verden. De verificerer din identitet, udsteder et certifikat til dig, underskriver det med deres egne nøgler og vedligeholder også tilbagekaldelseslister for at angive, hvilke certifikater der er udløbet eller blevet tilbagekaldt.
I praksis er der to primære måder at opnå et certifikat påty til en kommerciel eller officiel udstedende enhed (herunder Microsoft-partnere eller udbydere som DigiCert, der leverer certifikatet på en fysisk token) eller brug certifikater udstedt internt af en virksomhed, organisation eller institution, hvilket er meget almindeligt i virksomheds- og offentlig forvaltningsmiljøer.
Certifikater har en begrænset gyldighedsperiode, normalt fra et til tre år.Afhængigt af type og udsteder udløber certifikater og skal fornyes eller erstattes med et nyt. Hvis du forsøger at underskrive med et udløbet certifikat, vil Office- og PDF-læsere markere signaturen som ugyldig eller vise sikkerhedsadvarsler.
I nogle tilfælde er det muligt at generere "selvsignerede" certifikater Disse certifikater er til test eller meget specifik intern brug, for eksempel fra selve systemet eller browseren. De giver dig mulighed for selv at teste den digitale signatur, men da de ikke kommer fra en betroet tredjepart, vil modtagerne se advarsler om, at signaturen ikke er bakket op af en anerkendt CA.
Garantier leveret af en digital signatur i Office
En korrekt konfigureret digital signatur i Word, Excel eller PowerPoint Det er ikke bare "en lille tegning" af dokumentet, men tilbyder adskillige tekniske og juridiske garantier, der er afgørende, når der er tale om penge, personoplysninger eller ansvar.
Den første garanti er ægthedSystemet kan bekræfte, at underskriveren er den, de påstår at være, fordi kun den person (eller organisation) har adgang til den private nøgle, der er knyttet til det certifikat, der bruges til underskrift. Modtageren kan, når filen åbnes, bekræfte denne identitet og afgøre, om underskriveren er troværdig.
Det andet er indholdets integritetVed signering beregnes en kryptografisk hash af hele dokumentet, som knyttes til signaturen. Hvis nogen senere ændrer filen – selv med et enkelt mellemrum – når programmet åbner den, genberegnes hashen, finder ud af, at den ikke stemmer overens, og signaturen markeres som ugyldig eller ændret. Indholdsintegritet er afgørende i arbejdsgange med makroer eller virksomhedsskabeloner.
Den tredje garanti er uafviselighedMed andre ord kan underskriveren ikke senere benægte, at de har underskrevet det specifikke dokument. Hvis et certifikat knyttet til en person eller organisation blev brugt, og den private nøgle ikke er blevet kompromitteret, fungerer underskriften som bevis på deres involvering.
Endelig er mange digitale signaturer forbundet med en tidsbegrænset certificering.Når en tidsstemplingsserver anvendes, knyttes signaturen til en specifik dato og et klokkeslæt udstedt af en sikker tidskilde. Dette gør det muligt at bevise, at dokumentet eksisterede og blev underskrevet på det tidspunkt, selvom underskriverens certifikat udløber senere.
Krav for at en digital signatur skal anses for gyldig
For at en digital signatur i Office kan betragtes som pålidelig Systemet kontrollerer en række grundlæggende betingelser. Hvis noget går galt, vil brugeren normalt se en gul eller rød advarsel, der angiver problemer med signaturen eller certifikatet.
For det første skal signaturen være kryptografisk korrektMed andre ord må filen ikke være blevet ændret, siden den blev signeret, og programmet skal kunne verificere signaturen ved hjælp af certifikatets offentlige nøgle. Hvis dokumentet er blevet ændret, er signaturen "brudt" og betragtes ikke længere som gyldig.
Det er også vigtigt, at certifikatet er gyldigt.Hvis certifikatet er udløbet eller vises på en tilbagekaldelsesliste, vises signaturen med vigtige advarsler, da det ikke kan garanteres, at underskriveren stadig har kontrol over den pågældende identitet.
Et andet krav er, at redaktøren eller underskriveren er troværdig for det team, der åbner dokumentet. I forretningsmiljøer markerer mange organisationer certifikater fra bestemte leverandører eller interne afdelinger som betroede, så dokumenter underskrevet af dem valideres uden varsel.
Endelig skal certifikatet, der er knyttet til underskriften, komme fra en akkrediteret udstedende enhed. eller fra en offentlig nøgleinfrastruktur (PKI), som systemet anser for at være troværdig. Hvis certifikatet er selvsigneret eller kommer fra en ukendt CA, kan systemet stadig signere det, men vil vise en advarsel om, at det ikke kan verificere oprindelsen med en uafhængig tredjepart.
Underskriv og beskyt Microsoft Office-dokumenter
Med Office kan du underskrive Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-præsentationer. på to hovedmåder: med en synlig underskrift (underskriftslinje med navn, billede eller segl) eller med en usynlig digital underskrift, der ikke ændrer dokumentets udseende, men markerer det som underskrevet og blokerer ændringer.
En synlig signatur bruges normalt, når det er vigtigt for læseren tydeligt at se signaturen. på et bestemt sted i dokumentet, som det ville være tilfældet med en håndskrevet underskrift på papir. Dette er almindeligt i kontrakter, budgetter, certifikater eller referater, hvor det er vigtigt tydeligt at identificere, hvem der har givet deres godkendelse.
Den usynlige signatur er derimod ideel, når du vil beskytte indholdet Uden at ændre designet: rapporter, virksomhedsskabeloner, kontraktmodeller, præsentationer med et fast design osv. Office tilføjer en meddelelse øverst, der angiver, at dokumentet er underskrevet og kan konverteres til skrivebeskyttet.
I moderne versioner af Microsoft 365 og Office Signaturoplysninger administreres fra fanen Filer i afsnittet Oplysninger. Der finder du muligheder som Beskyt dokument, Beskyt projektmappe eller Beskyt præsentation, som giver adgang til funktionen Tilføj en digital signatur og administration af eksisterende signaturer.
Når et dokument allerede er digitalt signeretKnappen Signaturer vises normalt nederst i vinduet eller i et signaturpanel i siden. Derfra kan du se, hvem der har underskrevet, hvornår, med hvilket certifikat, og om signaturen stadig er gyldig eller er blevet påvirket af efterfølgende ændringer.
Sådan tilføjer du en synlig signatur i Word og Excel
Hvis du vil have din underskrift til at se ud som om den er på et papirdokumentDen mest bekvemme løsning er at bruge Word- og Excel-versionerne. På denne måde viser dokumentet en boks, hvor underskriveren kan skrive sit navn, indsætte et billede af sin underskrift eller underskrive med en digital pen på berøringsskærme.
Det typiske flow er simpeltÅbn først dit Word-dokument eller Excel-regneark, og placer markøren der, hvor du vil have signaturlinjen. Vælg indstillingen Signaturlinje i gruppen Tekst under fanen Indsæt.
Hvis du gør det, åbnes et vindue med indstillingerne for signaturlinjen. I dette afsnit kan du angive underskriverens navn, stilling, e-mailadresse og om kommentarer er tilladt ved underskrift. Du kan også vælge, om datoen skal medtages ud for underskriften.
Når underskriftslinjen er indsat, vil forfatteren eller den person, der modtager dokumentet, Du kan højreklikke på linjen og vælge indstillingen Underskriv. På det tidspunkt tilbyder Word eller Excel flere muligheder: at skrive navnet, vælge et billede af den håndskrevne underskrift eller tegne den direkte, hvis enheden tillader det.
I dette trin vælges det digitale certifikat også. som vil blive brugt til signering. Dialogboksen for signering viser felter som "Signer som" og "Udstedt af", hvor du kan bekræfte, at det korrekte certifikat er valgt. Hvis ikke, kan du klikke på Skift for at vælge et andet certifikat, der er installeret på din computer, eller gennemgå, hvordan du administrerer det digitale certifikat, hvis du har spørgsmål.
Sådan underskriver du med en usynlig digital signatur i Word, Excel og PowerPoint
Når du ikke ønsker at ændre dokumentets design med en synlig signaturlinjeDu kan bruge den såkaldte usynlige digitale signatur, der er meget brugt i virksomhedsskabeloner og præsentationer, hvor æstetikken er nøje overvejet.
Fremgangsmåden er den samme i Word, Excel og PowerPoint.Åbn filen, gå til fanen Filer for at åbne Backstage-visning, og sørg for, at du er i sektionen Info. Der kan du se knappen Beskyt dokument, Beskyt projektmappe eller Beskyt præsentation, afhængigt af filtypen.
I den menu vælger du muligheden Tilføj en digital signaturProgrammet viser en besked, der forklarer, at en signatur vil blive tilføjet, og at enhver ændring kan ugyldiggøre den, når den er underskrevet. Efter accept vises dialogboksen Signer.
I den boks kan du vælge typen af forpligtelse (for eksempel "Jeg har gennemgået dette dokument" eller "Jeg godkender dette indhold"), skriv årsagen til underskrivelsen, og hvis du har flere certifikater, skal du vælge hvilket du vil bruge. Når alt er klar, skal du blot klikke på Underskriv.
Når processen er færdig, markeres filen som signeret. Og i mange konfigurationer bliver den skrivebeskyttet for at forhindre efterfølgende ændringer. Brugeren vil se en meddelelse øverst, der angiver, at dokumentet har gyldige signaturer, og vil kunne se detaljerne fra signaturpanelet.
Brug af dokumentsigneringscertifikater i Office og PDF
Ud over de sædvanlige personlige attesterDer findes specifikke "Dokumentsignerings"-certifikater udstedt af udbydere som DigiCert, som ofte leveres på et fysisk token (f.eks. et USB-drev). Disse certifikater er designet specifikt til professionel dokumentsignering.
Brugsprocessen er meget ligetilNår ordren er gennemført, modtager du tokenet med certifikatet installeret eller klar til installation. Derefter skal du blot tilslutte det til din computer, og når du underskriver fra Word, Adobe Reader, OpenOffice eller LibreOffice, skal du vælge det pågældende certifikat i dialogboksen.
I Adobe Reader kan du for eksempel underskrive uden at have brug for den betalte version.Åbn PDF-filen, vælg Flere værktøjer i sidebjælken, og vælg Certifikater. Der vises en værktøjslinje over dokumentet med muligheden for at underskrive digitalt.
Hvis du klikker på denne indstilling, ændres markøren til et kryds. For at tegne det område, hvor den synlige signatur skal være, åbnes et vindue, hvor du kan vælge signaturcertifikatet. Der vises et eksempel på signaturen, og når dokumentet er accepteret og gemt, integreres signaturen i PDF-filen.
I OpenOffice og LibreOffice er mekanismen meget ensÅbn dokumentet i Writer, gå til Filer, og vælg Elektroniske signaturer. Klik derfra på Underskriv dokument, vælg certifikatet, og programmet registrerer signaturen, så eventuelle efterfølgende ændringer automatisk ugyldiggør den.
Håndskrevne signaturer som billeder og deres forhold til digitale signaturer
En meget almindelig fremgangsmåde er at bruge den håndskrevne underskrift som billede i Word, Excel eller endda Photoshop. Selvom det ikke tilbyder de samme garantier som en digital signatur bakket op af et certifikat, kan det være nyttigt i mindre formelle sammenhænge eller til at give et dokument et mere menneskeligt præg.
Ideen er enkel: du underskriver et stykke papir, scanner det eller tager et billede af det. Du gemmer billedet i et almindeligt format som JPG, PNG, GIF eller BMP. Derefter åbner du billedet i Word for at beskære det, så kun signaturen er tilbage, og gemmer det igen som en separat fil, som du kan genbruge, når du vil.
Hvis du er bekymret for, at baggrunden på billedet ikke matcher dokumentets hvide farveDu kan retouchere billedet i et program som Adobe Photoshop. Ved at justere farvekurverne kan du matche det scannede papirs hvidhed med dokumentets hvidhed eller endda bruge blandingstilstande som "Multiplikér" for at få signaturen til at se ud, som om den faktisk var skrevet på siden.
Når du har det polerede billede, skal du blot indsætte det i Word, Excel eller PowerPoint. Fra indstillingen Indsæt > Billeder skal du placere den på den relevante placering. Du kan kombinere den med Office-signaturlinjefunktionen, så der udover det håndskrevne udseende også er et formelt signaturflow.
Nu, fra et juridisk og sikkerhedsmæssigt synspunkt Et simpelt billede indsat i en fil er nemt at kopiere og genbruge. Derfor anser mange virksomheder og offentlige organer det ikke for at være svarende til en avanceret eller kvalificeret elektronisk signatur baseret på et certifikat eller elektronisk ID-kort, især når der er et betydeligt juridisk ansvar involveret.
Underskriv Office-dokumenter online med tredjepartstjenester
Hvis du ikke vil have problemer med certifikater installeret på din computer Eller hvis du bruger en enhed, hvor du ikke har administratorrettigheder, findes der webværktøjer, der giver dig mulighed for hurtigt at underskrive Word-, Excel-, PowerPoint- eller PDF-dokumenter.
Et eksempel på dette er tjenester som Aspose.Disse værktøjer giver dig mulighed for at uploade en Word-fil til din browser og tilføje en signatur ved hjælp af en tegning, tekst eller et billede. Du kan trække dokumentet til webstedet, vælge signaturtypen og tilpasse farven eller stilen, før du integrerer det.
Efter at have underskrevet dokumentet, kan du downloade det. eller generere et downloadlink, der kun forbliver aktivt i en begrænset periode for at beskytte privatlivets fred, normalt 24 timer. Disse tjenester understøtter ofte andre formater: DOT, DOCM, ODT, DOTX, OTT og lignende.
En anden populær tjeneste er SignWell.Den tilbyder en gratis version med et begrænset antal underskrifter pr. måned. Den giver dig mulighed for at underskrive ikke kun Office-dokumenter og PDF'er, men også billeder, og den integrerer med værktøjer som Gmail, Slack, Dropbox og andre samarbejdsplatforme.
Den store fordel ved disse tjenester er bekvemmeligheden.Du kan definere din signatur én gang (ved at tegne den, skrive den eller uploade et billede) og genbruge den i forskellige onlinedokumenter uden at installere noget. Systemet guider dig trin for trin og kan også administrere signaturer for andre personer.
Den største ulempe er identitetsbekræftelseI mange tilfælde er disse løsninger ikke knyttet til et digitalt certifikat udstedt af en betroet myndighed, hvilket betyder, at enhver kan udgive sig for at være din underskrift, hvis de havde adgang til din konto eller enhed. Af denne grund accepterer nogle virksomheder og offentlige myndigheder ikke denne type underskrift til følsomme transaktioner.
Signer PDF og konverter tilbage til Office-formater
En anden udbredt strategi er at arbejde direkte i PDF.Mange værktøjer, såsom Adobe Acrobat (inklusive gratis versioner med nogle funktioner) eller avancerede PDF-fremvisere, tilbyder en funktion kaldet Udfyld og underskriv, der forenkler processen betydeligt.
Den sædvanlige proces involverer først at eksportere Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentet til PDF.enten ved at gemme som en PDF eller bruge udskrivningsfunktionen i en PDF-driver. Åbn derefter filen i den valgte fremviser, og få adgang til signaturfunktionen.
Fra Udfyld og underskriv kan du vælge mellem at skrive dit navn (Programmet genererer en typografisk signatur.) Tegn signaturen med din mus, blyant eller finger, eller upload et billede, der indeholder din scannede signatur. Klik derefter blot, hvor du vil indsætte den, og juster størrelsen.
Når PDF-filen er underskrevet, er det normalt at gemme den som den er. og brug den direkte som den endelige version. Hvis du af en eller anden grund har brug for at vende tilbage til Word-, Excel- eller PowerPoint-format, kan du bruge onlineværktøjer som ILovePDF eller andre konverteringswebsteder til at generere en redigerbar fil fra PDF-filen.
Det er dog vigtigt at huske på, at når man konverterer tilbage Nogle af de oprindelige formaterings- eller sikkerhedsegenskaber kan gå tabt, og selve den digitale signatur kan være knyttet til PDF-filen og ikke til det resulterende Office-dokument, så den vil ikke blive betragtet som den samme tekniske signatur.
Sådan fjerner du digitale signaturer i Word, Excel og PowerPoint
Nogle gange vælger du muligvis det forkerte certifikatFor eksempel kan du komme til at underskrive et udkast ved et uheld eller have brug for at gentage et underskrevet dokument. I disse tilfælde er det muligt at fjerne den digitale signatur, uanset om den er synlig eller usynlig, selvom dette vil påvirke filens gyldighed.
Hvis det er en synlig underskrift på en underskriftslinje I Word eller Excel skal du blot åbne dokumentet, højreklikke på signaturlinjen og vælge Fjern signatur. Programmet viser en bekræftelsesmeddelelse, og hvis du accepterer, fjernes signaturen fra filen.
Når vi taler om usynlige digitale signaturerProceduren involverer at gå til fanen Filer. Åbn dokumentet, regnearket eller præsentationen, gå til Filer > Info, og klik på Vis signaturer. Dette åbner signaturpanelet, som viser alle anvendte signaturer.
På det panel vil du se en pil ud for hver signatur.Når du udvider den, finder du muligheden Fjern signatur. Programmet vil igen bede om bekræftelse; når du accepterer, forsvinder signaturen, og dokumentet vender tilbage til sin usignerede tilstand, hvilket tillader ubegrænsede ændringer.
Det er vigtigt at forstå, at sletning af en underskrift har juridiske konsekvenser. I visse sammenhænge skyldes dette, at dokumentet ikke længere er bakket op af dette bevis for integritet og ægthed. Hvis filen blev brugt som bevis eller har kontraktlig værdi, er det tilrådeligt også at beholde den originale, underskrevne version.
Juridisk gyldighed af de forskellige former for underskrift
Det store underliggende problem, når vi taler om digitale signaturer Det er dens juridiske gyldighed, der betyder noget. At indsætte en scannet signatur i Photoshop er ikke det samme som at bruge et kvalificeret certifikat udstedt af en anerkendt myndighed eller det elektroniske ID-kort i Spanien.
Underskrifter baseret på digitale certifikater eller elektroniske ID-kort Disse betragtes generelt som avancerede eller endda kvalificerede elektroniske signaturer, afhængigt af typen af certifikat og den enhed, der bruges til at gemme nøglen. Disse signaturer har stærk juridisk opbakning og kan i mange procedurer sammenlignes med en traditionel håndskrevet underskrift.
I modsætning hertil en signatur, der scannes eller tegnes i et program Det har langt mere begrænset bevisværdi. Det er relativt nemt at kopiere og indsætte i et andet dokument, og i tilfælde af en retssag er det vanskeligere at bevise, at det ikke er blevet manipuleret. I Spanien accepteres det for eksempel som indiciebevis, men det har ikke samme vægt som en avanceret elektronisk signatur bakket op af et gyldigt certifikat.
Underskrifterne anvendt via nogle generelle onlinetjenester De falder normalt et sted midt imellem. I mange hverdagssituationer kan de være tilstrækkelige, især når parterne har tillid til hinanden, og risikoen er lav. I forbindelse med offentlige myndigheder, finansielle transaktioner eller vigtige kontrakter er det dog ofte nødvendigt med et digitalt certifikat, elektronisk ID-kort (DNIe) eller løsninger, der er anerkendt af eIDAS-reglerne.
I sidste ende, når du vælger, hvordan du underskriver et Office-dokument Det er tilrådeligt at vurdere det nødvendige sikkerhedsniveau og den juridiske gyldighed: Til intern brug eller dokumenter med lavt ansvarsniveau kan simple løsninger være tilstrækkelige, mens det til vigtige kontrakter, udbud eller officiel kommunikation anbefales at bruge pålidelige certifikater og integrere den digitale signatur i Word, Excel, PowerPoint eller PDF på en fuldt sporbar måde.
Lær de forskellige måder at underskrive og beskytte Office-dokumenter med digitale certifikater Det giver dig mulighed for definitivt at droppe printeren og scanneren, arbejde mere effektivt og frem for alt sikre, at det, du sender og modtager, bevarer sin ægthed og integritet, med et garantiniveau tilpasset hver type procedure og uden at gå på kompromis med en god brugeroplevelse.
