I dag, Administrer betalinger, støtte og udgifter fra din mobiltelefon med Microsoft- og Windows-værktøjer Det er meget nemmere end det ser ud til. Med finansapps, forretningsapps, løsninger til at styre mobildataforbrug og enhedsadministrationsværktøjer har du et helt økosystem lige ved hånden, så du kan arbejde og organisere dine penge, uanset hvor du befinder dig.
I de følgende linjer vil du se Sådan udnytter du apps som Dynamics 365, Power Apps, Intune, Mobile Link og digitale SIM-kort (eSIM'er) til at kontrollere udgifter, administrere hjælpeansøgninger, bevæge sig sikkert i BYOD-miljøer (medbring din egen enhed) og forbinde din mobiltelefon til din Windows-pc næsten som om det var en enkelt skærm.
Dynamics 365 mobil udgiftsapp: refusioner, rejser og assistance direkte fra din lomme
Inden for Microsofts økosystem er en af nøglekomponenterne for virksomheder, der har brug for at behandle udgifter, refusioner og økonomisk støtte i forbindelse med rejser og projekter Det er Dynamics 365-mobilapplikationen til udgiftsstyring, designet på Microsoft Power Apps som en lærredsapplikation.
Denne løsning integreres med Dynamics 365 Project Operations (integreret med ERP og produktionsscenarier) og udgives i Power Apps-mobilapplikationen, hvilket giver enhver autoriseret medarbejder mulighed for at oprette, sende og godkende udgiftsrapporter direkte fra deres smartphone uden at skulle åbne Finance-webklienten.
Applikationen er designet til at gøre processen så strømlinet som muligt: Brugerfladen er meget visuel, opgaveorienteret og med forenklede arbejdsgange.Så det at bestille en taxa, et hotel eller en forretningsfrokost efter et møde bliver noget, der kan gøres på få sekunder fra din mobiltelefon.
Et centralt punkt er, at appen udnytter Optical Character Recognition (OCR) teknologi til automatisk at læse oplysninger fra kvitteringer og fakturaer. Du tager et billede af kvitteringen, applikationen registrerer de vigtige data (beløb, dato, valuta, skatter osv.) og genererer udgiftsposten, der er klar til at blive knyttet til en udgiftsrapport eller et specifikt tilskud.
Hvis du foretrækker det, kan du også Gem billederne af kvitteringerne for at vedhæfte dem senereNår du har tid til at sammensætte hele rapporten. Dette er fantastisk, hvis du rejser, har dårlig internetdækning eller blot vil "gemme alt" og gennemgå det senere, når det passer dig.
Hvad kan du gøre med Dynamics 365-udgiftsappen?
Den mobile udgiftsstyringsapp er designet til at dække hele udgiftscyklussen, fra det øjeblik du betaler for noget, til det er godkendt og refunderet. Blandt de vigtigste funktioner for slutbrugeren omfatte:
På den ene side kan du oprette individuelle udgifter og opbygge omfattende udgiftsrapportergruppering af linjer efter tur, projekt, hjælp eller periode. Hver udgift kan omfatte kategori, projekt, betalingsmetode, skatter og eventuelle yderligere felter, som din organisation har konfigureret.
Kvitteringsregistrering er fleksibel: Du har mulighed for at oprette nye kvitteringer, vedhæfte dem, fjerne linket til dem eller slette dem. hvis de blev uploadet ved en fejl. Denne detaljerede kontrol over vedhæftede dokumenter er meget nyttig til revisioner eller når du skal begrunde intern støtte og tilskud.
Udgiftsrapporter kan Gem som kladde, send til godkendelse, hent om nødvendigt og rediger igen Forudsat at virksomhedens politik tillader det. På denne måde kan du, hvis du opdager en fejl før godkendelse, rette den uden at skulle starte forfra.
Derudover kan både medarbejdere, der genererer udgifter, og dem, der er ansvarlige for at godkende rapporter Få adgang til applikationen fra Power Apps-mobilappen, med realtidsforbindelse til Dynamics 365 Finance-data takket være Dataverse-infrastrukturen og virtuelle enheder.
En anden stærk side er evnen til at tilpasse oplevelsen efter virksomhedens behovLærredsappen kan tilpasses til at inkludere synlige felter, navigationsflows eller forretningsregler for at afstemme dem med udgifts-, tilskuds- og projektpolitikker, der allerede er defineret i Dynamics 365 Finance.
Teknisk konfiguration i Finance og Dataverse for at bruge udgiftsappen
For at denne mobile udgiftsapp kan fungere problemfrit, er det vigtigt, at Konfiguration af udgiftsstyring i Dynamics 365 Finance er fuldt implementeretDette omfatter udgiftspolitikker, godkendelsesworkflows, kategorier, rejseparametre og synlighed af rapportfelter.
Med hensyn til versioner skal Finance være i version 1 for at kunne drage fordel af de seneste forbedringer. 10.0.42 (10.0.2095.147 eller højere) eller 10.0.43 (10.0.2177.72 eller højere)), altid med den seneste kvalitetsopdatering anvendt i produktionsmiljøet.
Det centrale element i integrationen er DataversDit Dynamics 365 Finance-miljø skal være linket til et korrekt konfigureret Dataverse-miljø. Hvis det ikke allerede er det, skal du aktivere Power Platform-integrationen ved at følge vejledningen "Aktiver Power Platform-integration" og eksplicit aktivere Dynamics 365-apps, når du opretter Dataverse-miljøet.
Når du har styr på Finans og Dataverse, skal du tage dig af brugere i Dynamics 365 FinanceHver person, der skal bruge mobilapplikationen, skal have en bruger tilknyttet en medarbejderpost, med aktiv ansættelse i den juridiske standardenhed og den tildelte medarbejderrolle, udover at have standardvirksomheden konfigureret i deres brugerpræferencer.
Parallelt hermed skal den mobile udgiftsapp installeres i Dataverse. For at gøre dette skal du tilgå Power Platform AdministrationscenterDet ønskede miljø vælges, afsnittet Ressourcer > Dynamics 365-applikationer åbnes, og applikationen "Dynamics 365 Expense Management" installeres.
Dernæst kommer et meget teknisk, men kritisk trin: opdater virtuelle enheder bruges af mobilappen. Disse enheder tjener til at eksponere finansoplysninger til Dataverse uden at duplikere data og skal synkroniseres, så lærredsappen har opdaterede metadata og fungerer problemfrit.
Vigtige virtuelle enheder og kodekomponenter til mobiloplevelsen
Den mobile udgiftsstyringsapp er afhængig af et bredt sæt af virtuelle enheder med præfikset mserp_Disse spænder fra valutakataloger til specifikke parametre for rejser, adresser og skatter. Ved at holde dem opdaterede sikrer du, at når en bruger opretter en udgift på sin mobilenhed, ser de samme lister, kategorier og parametre som i Finance-webgrænsefladen.
Blandt de enheder, der skal gennemgås og opdateres, er f.eks. mserp_currencyentity for valutaerSynlighedsenheder for udgiftsfelter, oversættelser af lande og regioner, tabeller over rejseparametre, indstillinger for kilometertal og flere specifikke enheder dedikeret til mobilversionen af udgifter og rapporter.
Der er enheder designet til at administrere stamdata (mserp_trvexpmobilemasterdataentity)Andre er dedikeret til rejseaktiviteter og -steder og en relevant gruppe til kontrol af dokumenter og kvitteringer: fra dem, der administrerer dokumenter knyttet til udgiftslinjer og rapporter, til dem, der indsamler oplysninger om skatter, projekter eller betalingsmetoder.
For at appen kan vise lokaliserede etiketter og avancerede kontroller, er det også nødvendigt Aktivér Power Apps-komponentens framework-kodekomponenter i miljøet. Dette trin skal udføres, før du installerer den mobile udgiftsapp, da nogle grænsefladekontroller er afhængige af disse komponenter for at vise oplysninger korrekt på forskellige sprog.
Når løsningen er installeret, og enhederne er opdateret, er det tid til at giv adgang i DataverseSom en lærredsapp deles den med brugere efter standardproceduren i Power Apps, hvor den typisk giver adgang til et sikkerhedsteam eller bestemte brugere.
Licenser og roller til at få adgang til mobiludgiftsappen
For at brugere kan oprette forbindelse og registrere deres betalinger, støtte eller rejseudgifter fra deres mobiltelefoner, skal de opfylde to betingelser: Have en gyldig Dynamics 365-licens og have sikkerhedsroller konfigureret i Dataverse.
Med hensyn til licenser skal hver bruger have mindst en Teams for Dynamics 365-medlemslicens eller højereDette blev tildelt fra Microsoft Entra Administration. Dette sikrer, at personen har ret til at bruge funktionerne i virksomhedsapplikationer, der er udgivet via Dataverse.
På Dataverse-siden er den bedste praksis at tildele hver person rollerne som Basisbruger og udgiftsmobilbrugerDisse sikkerhedsroller giver dig mulighed for at oprette forbindelsen til den brugerdefinerede forbindelse og garantere adgang til de virtuelle tabeller, der er nødvendige for at arbejde med udgiftsrapporter, kvitteringer, dokumenter og parametre.
I stedet for at gå bruger for bruger foretrækker mange organisationer at oprette et team af grupper i Dataverse og tildel disse roller. Enhver medarbejder, der tilføjes til det pågældende team, arver automatisk tilladelserne, hvilket gør håndteringen af nyansættelser og opsigelser meget enklere.
Med alt dette klar (Finans konfigureret, Dataverse linket, virtuelle enheder opdateret, løsning installeret og roller tildelt), kan medarbejderne Download Power Apps-mobilappen, og log ind med din virksomhedskonto. og find udgiftsappen for at begynde at registrere kvitteringer, betalinger, ture og anmodninger om hjælp.
eSIM og mobilabonnementer i Windows: styring af dataforbindelse
Udover rent finansielle applikationer letter Microsoft også administrationen af mobildataabonnementer direkte fra WindowsDette er meget nyttigt, når du bruger din bærbare computer til at oprette forbindelse til hjælpeportaler, netbank eller virksomhedsværktøjer uden for dit hjem.
De såkaldte Always Connected PC'er, baseret på ARM-processorer, peger på en ny generation af Lette bærbare computere med god batterilevetid og konstant forbindelseDisse enheder integrerer eSIM'er, det vil sige digitale SIM-kort loddet på bundkortet, der giver dig mulighed for at tegne og ændre dataabonnementer uden at skulle indsætte et fysisk kort.
For at administrere disse planer udviklede Microsoft Mobilabonnementsapplikation til Windows 10Denne app er designet til at gøre det lige så nemt at tilmelde sig et dataabonnement hos en udbyder som at oprette forbindelse til dit sædvanlige Wi-Fi-netværk. Den giver dig mulighed for at vælge din udbyder, konfigurere dit abonnement, se dit dataforbrug og administrere den dataforbindelse, der er knyttet til din bærbare computer.
Ideen er, at du kan Aktiver en midlertidig plan, når du har brug for en forbindelse uden for kontoret eller hjemmet.Dette er meget nyttigt, hvis du skal behandle hjælp online, tilgå dit ERP-system i skyen eller gennemgå økonomiske rapporter fra et hotel, tog eller lufthavn.
I sine tidlige dage havde mobilabonnementer kun få integrerede operatører (såsom KDDI i Japan, Swisscom i Schweiz eller Tele2 i Sverige), men intentionen er, at Flere og flere operatører tager platformen i brug i takt med at brugen af eSIM i bærbare computere og Windows-tablets bliver mere udbredt.
Administration af mobile enheder med Microsoft Intune og Endpoint Manager
Traditionelt blev enhedsstyring udført med lokale værktøjer som Configuration Manager, designet til virksomhedsejet udstyr. Fremkomsten af BYOD-modellen (Bring Your Own Device) betyder dog, at Mange medarbejdere bruger deres personlige mobiltelefoner til at få adgang til e-mail, udgiftsapps, virksomhedsbank eller supportportaler..
For at håndtere dette scenarie tilbyder Microsoft en række løsninger Administration af mobile enheder (MDM) og administration af mobilapplikationer (MAM) der muliggør administration og beskyttelse af data, både på enheder ejet af organisationen og på personlige enheder, uden at krænke brugerens privatliv.
Endpoint Manager samler Intune og Configuration Manager under den samme konsol og integrerer med Azure Active Directory (i øjeblikket Microsoft Entra ID)Det er her, bruger- og gruppeidentiteter findes. Før nogen får adgang til virksomhedens netværk, kontrollerer Endpoint Manager Azure AD for at se, hvem de er, hvilke tilladelser de har, og om deres enhed overholder sikkerhedspolitikkerne.
Intune indeholder også specifikke funktioner til administration af mobilapplikationerMed disse kan IT-afdelingen distribuere interne apps, kontrollere deres opdateringer, begrænse kopierings- og indsætningshandlinger eller kun slette virksomhedsdata, hvis enheden mistes, eller medarbejderen forlader virksomheden.
Hvad bruges Microsoft MDM og MAM egentlig til?
I praksis tillader MDM-politikker en meget detaljeret definition hvordan en enhed opfører sig, når den tilgår følsomt indholdsåsom økonomiske rapporter, tilskudsportaler eller apps til udgiftsstyring.
En typisk politik kan kræve, at Medarbejdere bør kun tilgå virksomhedsportalen fra sikre Wi-Fi-netværk eller via VPNAt blokere brugen af åbne offentlige netværk og begrænse mistænkelige forbindelser er nøglen til at forhindre tyveri af legitimationsoplysninger, når man arbejder fra caféer, lufthavne eller delte netværk.
En anden vigtig funktion er fjernsletning: Hvis en enhed mistes, bliver stjålet, eller medarbejderen forlader siden, kan administratorer Gendan enheden til fabriksindstillingerne, eller slet kun virksomhedsdataene., og holder personlige oplysninger intakte (fotos, private apps, chats osv.).
Hvad angår applikationer, tillader Intune Udgiv brancheapps på virksomhedsportalenDette giver hver bruger mulighed for kun at se de applikationer, der er relevante for dem, hvilket muliggør kontrolleret installation, opdateringer og afinstallation. Dette er især nyttigt ved implementering af apps til intern support, udgiftsstyring eller specifik virksomhedsbankvirksomhed.
Inden for databeskyttelse giver kombinationer af MDM og MAM mulighed for anvendelse af foranstaltninger som f.eks. Betinget adgang til fortrolige oplysninger, blokering af dataeksport til personlig lagring eller forbud mod afsendelse af e-mails til eksterne domæner når det gælder kritiske økonomiske data.
Nøglefunktioner i Microsofts mobiladministration
Blandt de vigtigste fordele ved Microsofts økosystem til administration af enheder, der håndterer betalinger og assistance, skiller følgende sig ud: centraliseret administration med Intune og Endpoint Manager, kompatibel med Android, iOS/iPadOS, Windows, macOS og nogle Windows Server-enheder.
Organisationer, der allerede bruger on-premises Configuration Manager, kan vælge fælles ledelsefordeler belastningen mellem det lokale miljø og skyen. Denne mulighed er især velegnet, når der er en blanding af virksomhedsenheder og BYODhvilket tillader gradvis migrering af tjenester uden en pludselig "nedlukning".
Endpoint Manager kan også vedhæft lejeren til den lokale Configuration Manager for at administrere den fra skyen, hvilket er meget nyttigt, når du fra et enkelt kontrolpanel vil overvåge, hvilke enheder der tilgår finansapplikationer, hjælpeportaler eller bankplatforme.
Derudover kan der defineres politikker til forebyggelse af datatab for tving automatisk lagring af kritiske oplysninger i skyen eller på centrale servereforhindre en bruger i utilsigtet at slette relevante data fra betalinger, kvitteringer eller støtterapporter.
Sådan implementerer du Intune for at beskytte betaling og hjælpehåndtering
Hvis din organisation starter helt fra bunden, er den hurtigste måde at komme i gang på at ansætte. Microsoft 365 med licenser, der inkluderer Intune og Endpoint Manager, såsom Enterprise-, Business Premium-, Education- eller Government-udgaverne, der integrerer MDM og MAM.
Når du har licenserne i hånden, er næste skridt Konfigurer domænenavnet i Azure AD/EnterTilføj brugere og grupper, eller synkroniser lokal Active Directory, og tildel licenser til dem, der skal tilmelde enheder og bruge virksomhedsapps.
Dernæst skal vi bestemme, hvilket værktøj der skal være MDM-autoritet (Intune eller Configuration Manager), upload de applikationer, der skal administreres (f.eks. virksomhedens udgiftsapp, bankapps eller hjælpeportaler) og definer enhedskonfiguration og databeskyttelsespolitikker.
Virksomhedsportalen, som brugerne opretter forbindelse til for at registrere deres enheder og installere apps, kan Personliggør med dit logo og firmatekstDette hjælper medarbejderne med nemt at genkende miljøet og vide, at de installerer officielle applikationer.
Endelig, den Enhedsregistrering for understøttede platforme (Windows, iOS, Android, macOS) og der oprettes regler for overholdelse af regler og betinget adgang, der definerer, hvem der kan få adgang til hvilke ressourcer og fra hvilken type enhed.
Mobile Link og Windows Link: Tilslut din mobile enhed til din pc for bedre ydeevne
Et andet meget interessant stykke til hverdagsbrug er Mobiltelefonforbindelse på Windowssom bruges til at forbinde din Android- eller iPhone-enhed til din pc og dermed administrere opkald, SMS'er, notifikationer og i mange tilfælde mobilapps fra skrivebordet.
I tilfælde af Android kommer Link til Windows-appen forudinstalleret på mange Samsung, HONOR, OPPO, ASUS, vivo og andre telefoner.Den kan også downloades fra Google Play eller Samsung Galaxy Store. For den bedste oplevelse anbefales det at bruge Android 10 eller nyere og en pc, der kører Windows 10 (opdatering fra oktober 2022 eller nyere) eller Windows 11.
Når du er forbundet, kan du Læs og besvar tekstbeskeder, se dine seneste billeder, brug kompatible mobilapps, foretag og modtag opkald, og administrer notifikationer. uden at røre din telefon, hvilket er perfekt, hvis du udfylder støtteformularer eller gennemgår udgiftsrapporter på den store skærm.
For at komme i gang fra din pc skal du blot søge efter Mobile Link i proceslinjen, logge ind med din Microsoft-konto, følge instruktionerne for at installere eller åbne Link til Windows på din mobilenhed og bruge QR-koden, der vises på enheden for at fuldføre parringen.
Ved at give de nødvendige tilladelser (notifikationer, adgang til fotos, opkald osv.) forbindes de to enheder, og du kan Tilpas, hvad du vil synkronisere Fra selve Mobile Link: aktiver eller deaktiver notifikationer, beskeder, opkald, fotos, placering af modtagne filer, lydafspilning, øjeblikkelig trådløs dækningszone, udklipsholder mellem enheder og mere.
Forbind iPhone med Mobile Link og administrer tilladelser
Med en iPhone er oplevelsen noget anderledes, men det giver også værdi, hvis du bruger din telefon i flere Bankgodkendelser, bekræftelses-SMS'er eller opkald relateret til dine økonomiske transaktionerI dette tilfælde sker parringen primært via Bluetooth Low Energy (BLE).
For at det kan virke, har du brug for en PC med Windows 10 (maj 2019-opdatering eller nyere) eller Windows 11, BLE-kompatibilitet og en iPhone med iOS 15 eller nyereÅbn Mobile Link på din enhed, vælg iPhone som din telefontype, scan den genererede QR-kode med din iPhones kamera, og følg instruktionerne.
Under processen vil systemet bede dig om at Accepter tilladelser til notifikationer, beskeder og kontaktsynkroniseringDisse tilladelser er nøglen til at give dig mulighed for at læse SMS-beskeder fra din enhed, se hvem der ringer, svare fra dit pc-tastatur og modtage vigtige meddelelser relateret til betalinger eller assistance.
Hvis du på et hvilket som helst tidspunkt ønsker at stoppe med at bruge linkfunktionen, kan du gøre det på både Android og iPhone. glem enheden fra Bluetooth-indstillingerne og fjern den fra Mobile Link i Windows. Hvis der opstår en parringsfejl, er det normalt tilstrækkeligt blot at slukke og tænde Bluetooth igen og scanne QR-koden.
Det er værd at huske, at ligesom med Intune, Du kontrollerer, hvilke data du delerHvis du fjerner markeringen i en tilladelsesboks, betyder det, at funktionen (f.eks. visning af beskeder eller notifikationer) ikke længere er tilgængelig på pc'en, og at oplysningerne kun forbliver på den mobile enhed.
Med hele dette sæt af værktøjer – Dynamics 365 mobiludgiftsappen, Dataverse og dens virtuelle enheder, administration af dataplaner med eSIM og mobilabonnementer, Intune- og Endpoint Manager-sikkerhed samt daglig integration med Mobile Link – har du et forholdsvis komplet økosystem til Behandl betalinger, retfærdiggør støtte, kontroller udgifter og arbejd sikkert mellem mobil og Windows, udnytter det bedste fra hver enhed og minimerer papirarbejde og tekniske problemer.
