I de seneste år, digital transformation og kampen mod skattesvig har ført til dybtgående ændringer i den måde, virksomheder administrerer deres administrative processer på. En af de mest bemærkelsesværdige er Obligatorisk elektronisk fakturering og behovet for at bruge certificeret softwareIkrafttrædelsen af nye regler og den forestående fulde implementering af "Create and Grow"-loven, sammen med udviklingen af loven om bekæmpelse af svig, har stillet virksomheder og selvstændige over for udfordringen med at tilpasse sig et miljø, hvor digitalisering og sporbarhed af fakturaer bliver centrale omdrejningspunkter i gennemsigtighed og skatteeffektivitet.
Med den nye regulering gælder det ikke kun store virksomheder, men også SMV'er og selvstændige opfordres til at gennemgå og opdatere deres faktureringssystemer. Denne ændringsproces involverer ikke kun implementering af tilpasset software, men også forståelse hvilke tekniske og juridiske krav programmet skal opfylde.
Juridisk og regulatorisk overblik: fra Create and Grow-loven til den faktiske implementering
Forpligtelsen til at elektronisk fakturering I Spanien støttes det af forskellige juridiske rammer hvis mål på den ene side er at fremme oprettelse og vækst af virksomheder og på den anden side at bekæmpe forsinket betaling og skattesvig. Den grundlæggende søjle er Lov 18/2022 om oprettelse og vækst af virksomheder (kendt som "Create and Grow"-loven), hvortil der føjes Lov nr. 11/2021 om foranstaltninger til forebyggelse og bekæmpelse af skattesvig og deres respektive regulatoriske udviklinger.
I den sidste del af 2024 Kongeligt dekret 1007 / 2023Det regulerer de tekniske og operationelle krav som de computersystemer og -programmer, der anvendes af virksomheder og fagfolk i faktureringsprocesser, skal overholde. Samtidig skal Ministeriel bekendtgørelse HAC/1177/2024 specificerer de tekniske detaljer vedr. formater, indhold, interoperabilitet og certificerede procedurer for at sikre lovligheden og pålideligheden af elektroniske fakturaer.
Hvem er berørt af alle disse regler? Forpligtelsen påhviler alle virksomheder og selvstændige erhvervsdrivende med aktivitet på spansk territorium, bortset fra dem, der er forpligtet til at give øjeblikkelig information (SII), og dem, der er uden for den nationale skatteramme (såsom visse enheder i chartrede territorier eller uden for landet).
Forpligtelser og krav: Hvad skal den elektroniske faktura overholde?
En elektronisk faktura er meget mere end et digitalt dokument. For at være gyldig og beskyttet mod manipulation skal den overholde en række krav. væsentlige tekniske og juridiske krav:
- Struktureret og standardformatFakturaen skal genereres i et læsbart og automatiserbart format, såsom XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT eller ethvert andet format, der er godkendt af administrationen.
- Indeholder en unik identifikationskode og en QR-kodeQR-koden skal opfylde de tekniske specifikationer og vises på både trykte og digitale fakturaer.
- Inkluder sætningen "Faktura verificerbar på AEAT's elektroniske hovedkvarter" eller teksten "VERI*FACTU": vigtigt ved brug af systemer, der automatisk sender optegnelser til Finansministeriet.
- Sikre integritet, ægthed og sporbarhed af dataene: gennem elektronisk signatur, hash, record chaining og systemer, der forhindrer uautoriserede ændringer.
- Opbevares i mindst 5 årFakturaer skal forblive tilgængelige, søgbare og downloadbare i hele denne periode, både for virksomheden og for modtagerne eller administrationen.
- Gør det nemmere at få adgang til fakturaenKunder og modtagere skal kunne se, downloade og udskrive dem gratis.
- Obligatorisk udstedelse og modtagelse i transaktioner mellem virksomheder og selvstændige (B2B): Forpligtelsen omfatter også visse B2C-sektorer, såsom telekommunikation, forsikring, energi, vand og onlinesalg.
Enhver elektronisk faktura skal også indeholde de grundlæggende data, der allerede er typiske for traditionel fakturering: nummer og serie, udstedelsesdato, skatteoplysninger for udsteder og modtager, begreber, skattegrundlag, skattesatser, samlet beløb og virksomhedsregistreringsoplysninger, hvor det er relevant.
Hvilke tekniske krav skal certificeret faktureringssoftware opfylde?
El faktureringssoftware Det bliver det centrale element i skattehåndteringen. For at overholde reglerne og blive betragtet som certificeret, skal det sikre følgende:
- Generering, bevaring og sammenkædning af optegnelserDu skal oprette registrerings- og annulleringsposter for hver faktura, der forbinder hver enkelt med de foregående og efterfølgende fakturaer (hash), hvilket sikrer sporbarhed og vanskeliggør uautoriseret manipulation eller sletning.
- BegivenhedslogDen skal registrere alle relevante brugerhandlinger, både rutinemæssige (oprettelse, ændring, afsendelse, betaling) og periodiske hændelser, fejl, systemopstart og -nedlukninger.
- Integritet og uforanderlighedIngen faktura- eller registreringsdata kan ændres eller slettes uden at efterlade et digitalt spor (hash) og en registrering af handlingen.
- Bevaring og tilgængelighedAlle optegnelser skal være tilgængelige, eksporterbare og læsbare til enhver tid af brugeren, ledelsen eller en revisor.
- Sammenkobling og interoperabilitetskapacitetSoftwaren skal muliggøre udveksling af information med andre programmer uden ekstra omkostninger for at garantere brugerens fuldstændige frihed og fremme overholdelse af lovgivningen.
- Tjek status på fakturaerBåde udstedere og modtagere skal kunne tjekke status for hver faktura online i realtid. Hvis systemet frivilligt indsender optegnelserne til AEAT (VERI*FACTU-systemet), kan de også konsulteres direkte på Finansministeriets onlinekontor.
- Forskellen mellem skatteoplysninger og fortrolige oplysningerSystemet skal adskille oplysninger, der er relevante for finansministeriet, fra interne strategiske data, der ikke har nogen skattemæssig indvirkning, hvilket letter inspektørernes arbejde og beskytter virksomhedernes privatliv.
- Overholdelse af elektroniske signaturprotokoller og digitale certifikaterDen elektroniske signatur skal være baseret på europæiske standarder og tilknyttet et kvalificeret certifikat udstedt af en autoriseret udbyder.
- Ansvarlig erklæringSoftwareproducenter skal inkludere en synlig og personlig erklæring i systemet, der garanterer, at programmet overholder alle krævede juridiske standarder.
Derudover skal alle fakturaer udstedt for certificeret software tydeligt kunne identificere programmet og dets version, så myndighederne kan verificere systemets overholdelse af gældende regler.
VERI*FACTU-systemet: et centralt værktøj til gennemsigtighed
Et af lovens vigtigste fremskridt er oprettelsen af VERI*FACTU-systemet, en funktion, der giver virksomheder og selvstændige mulighed for frivilligt indsende alle fakturaer til Skattestyrelsen på det præcise tidspunkt for dens generering.
Målet er dobbelt: validere fakturaernes ægthed og integritet øjeblikkeligt og forenkle revisionen for skatteinspektører. Implementeringen af VERI*FACTU tilbyder også yderligere fordele for skatteydere, som kan automatisere registreringen af transaktioner i deres moms- og indkomstskattebøger uden yderligere papirarbejde.
Dette system er valgfrit, men Dens anvendelse fremskynder procedurer, reducerer risikoen for fejl og svindel og giver retssikkerhed. både afsenderen og modtageren.
Hvad med dobbeltfakturering og software med dobbelt anvendelse?
Et af hovedmålene med den nye lovgivningsramme er at sætte en stopper for "dobbelt anvendelse" af faktureringssystemer, dvs. dem, der tillader skjulning, manipulation eller eliminering af skjulte transaktioner. Den nye forordning forbyder udtrykkeligt udvikling, salg eller brug af software, der tillader en Parallel regnskabsføring, sletning af poster, ændring af data eller fakturering uden for finanspolitisk kontrol.
Al software skal være forberedt til forhindre ødelæggelse eller manipulation af udstedte fakturaer og skal for hver transaktion generere et digitalt fingeraftryk (hash), en tilhørende hændelseslog og et link til resten af fakturaerne. På denne måde kan administrationen opdage ethvert forsøg på ændring eller sletning.
Softwareproducenter og -distributører, der ikke overholder reglerne, kan blive pålagt alvorlige sanktioner, ligesom virksomheder, der fortsætter med at bruge software, der ikke overholder reglerne.
Interoperabilitet, adgang og registrering: hvordan det påvirker virksomheder og enkeltpersoner
Forordningen fastslår, at Ingen klient eller modtager må pålægge en anden at bruge specifik softwareAlle løsninger skal være interoperable med hinanden, hvilket giver mulighed for Automatisk forbindelse, gratis deling og konsultation i realtid af enhver autoriseret bruger.
Certificeret software skal sikre, at både virksomheder og enkeltpersoner kan Få adgang til, konsulter og download fakturaer gratis der svarer til dem, i mindst fire år. I visse sektorer – såsom energi, telekommunikation, bankvirksomhed, forsikring og online detailhandel – er det også obligatorisk at tilbyde elektronisk fakturering og adgang til individuelle forbrugere efter anmodning.
Målet er dobbelt: på den ene side at fremme kundernes ret til information og sikre gennemsigtighed; på den anden side at fremme samarbejdskontrol og opdagelse af fejl eller svig på ethvert punkt i salgskæden.
Formater, lagring og eksport af faktureringsoplysninger
For at lette styring, analyse og revision bør fakturadata og deres registreringer opbevares i standard- og strukturerede formater, helst XML med UTF-8-kodning, i henhold til de ordninger, der er defineret i den ministerielle bekendtgørelse.
Softwaren skal tillade eksport og import af optegnelser (moms, personlig indkomstskat, salgs- og indkomstregistre) i standardiserede formater, hvilket letter migrering mellem systemer og administrativ arkivering. I tilfælde af ekstern lagring (f.eks. cloud-backup) skal integriteten og den fulde tilgængelighed af registreringer opretholdes.
På den anden side skal alle genererede fakturaer, uanset om de er på papir eller digitalt, indeholde QR-kode og teksten VERI*FACTU, hvis relevant, synlig med samme tydelighed som resten af fakturadataene.
Konsekvenser af manglende overholdelse og fordele ved korrekt tilpasning
Manglende overholdelse af reglerne kan resultere i betydelige risici for virksomheder og udviklereBlandt de bemærkelsesværdige sanktioner er bøder på op til 10.000 euro for virksomheder og 150.000 euro for dem, der er ansvarlige for software, der ikke overholder reglerne.
Vedtagelsen af en certificeret faktureringssystem Det giver også klare fordele: sparer tid og omkostninger, fejlreduktion, forbedring af dokumenthåndtering, højere gennemsigtighed og mere agil håndtering af skatteforpligtelser og skatteinspektioner.
Ved effektivt at håndtere overgangen til obligatorisk elektronisk fakturering og overholde Krav til certificerede software Lovligheden er garanteret, udover at den digitale transformation af virksomheden accelereres og den konkurrencemæssige position styrkes i et stadig mere digitalt og krævende marked.