Integrationen af Microsoft 365 i arbejdsgange for godkendelse og publicering af indhold er blevet en central del af enhver organisation, der ønsker at arbejde på en agil, sikker og velkoordineret mådeI dag foregår stort set alt via dokumenter, e-mails, formularer og samarbejdsopgaver, og hvis disse processer ikke automatiseres, spildes der meget tid, og fejlene øges.
Takket være værktøjer som Power Automate, SharePoint, Teams, Outlook, Forms og DataverseDet er muligt at opsætte robuste godkendelsesworkflows for dokumenter, ferieanmodninger, fakturaer, kontrakter eller webindhold med e-mail- og Teams-notifikationer, vedhæftede filer, der ikke bliver beskadiget, og fuld sporbarhed fra første klik til den endelige offentliggørelse.
Hvad er en godkendelsesarbejdsgang i Microsoft 365?
Un godkendelsesarbejdsgang Det er en række handlinger, der begynder, når en specifik begivenhed indtræffer (f.eks. en formular indsendes, eller et element oprettes i SharePoint), og som styrer hele processen med at gennemgå og træffe beslutning om indholdet: anmodning, godkendelse eller afvisning, meddelelser, statusopdateringer og, hvis relevant, offentliggørelse.
I Microsoft 365-økosystemet, Power Automate er den motor, der orkestrerer disse flowsDerfra kan du forbinde tjenester som SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for business eller education, Zendesk, WordPress og mange andre, så forretningslogikken ikke afhænger af spredte manuelle handlinger, men af klare og gentagelige regler.
Disse typer strømme tillader for eksempel, at en ændring i en følsom optegnelse ikke træde i kraft indtil den sidste person i kæden har godkendt det: Hvis nogen ændrer en kundes kreditgrænse eller prisen på et produkt, er den nye værdi "på hold" i arbejdsgangen, indtil godkendelsen er fuldført.
Den forretningslogik, du kan implementere, spænder fra Tilføjelser og ændringer til stamdata (kunder, leverandører, varer, regnskabskonti), op til købsdokumenter, salgsdokumenter, økonomijournaler før de registreres, eller der oprettes nye brugere og tilladelser ændres. Alt sammen med en klar oversigt over, hvem der har godkendt hvad og hvornår.
Afhængigt af behovet kan du designe godkendelsesworkflows sekventiel eller parallelVed sekventiel godkendelse flyttes anmodningen kun fra én person til den næste, hvis den forrige person har godkendt den. Hvis nogen afviser den, stopper processen der. Ved parallel godkendelse sendes anmodningen samtidigt til flere godkendere, og processen er ikke færdig, før alle har truffet en beslutning.
Power Automate som rygraden i godkendelser
Power Automate er det indbyggede automatiseringsværktøj i Microsoft 365 Det giver dig mulighed for at opsætte arbejdsgange uden at skrive kompleks kode. Med blot et par klik kan du oprette arbejdsgange, der reagerer på hændelser i Forms, SharePoint, Outlook, Teams, Dataverse eller tredjepartsapplikationer, og administrere hele godkendelseslivscyklussen.
Den vigtigste handling for disse scenarier er "Godkendelser – Start og vent på en godkendelse"Når du tilføjer den til din arbejdsgang, genereres der automatisk en godkendelsesanmodning, der vises i Power Automate Godkendelsescenter, i Power Automate-mobilappen og kan også udløse e-mail- og Teams-notifikationer.
Med den handling kan du opbygge meget varierede flows: Godkendelse af fakturaer, arbejdsordrer, salgstilbud, anmodninger om ferie, overarbejde, rejseplaner eller enhver intern proces, der kræver et formelt "ja" eller "nej", før man går videre.
En af de store styrker er, at Godkenderne er ikke bundet til en enkelt grænsefladeDe kan svare fra selve Outlook-e-mailen (acceptere eller afvise direkte), fra Godkendelsescenteret i Power Automate-portalen eller fra mobilappen, når de ikke er på kontoret, hvilket øger svartiderne betydeligt.
Derudover integrerer Power Automate direkte med Microsoft DataverseDette åbner døren for mere avancerede scenarier, såsom langsigtede godkendelser, struktureret lagring af beslutninger og efterfølgende udnyttelse af data til rapportering eller revisioner.
Komplet eksempel: feriearbejdsgang med Forms, SharePoint, Outlook og Teams
Et typisk og meget illustrativt tilfælde af Microsoft 365-integration i godkendelsesworkflows Det er feriehåndtering. Ideen er enkel: en medarbejder udfylder en formular, disse data gemmes i SharePoint, en godkendelsesanmodning sendes til lederen, og afhængigt af svaret rapporteres resultaterne, og anmodningens status opdateres.
Et grundlæggende flow kan følge dette generelle skema:
Start flowet med Microsoft Forms eller SharePoint
Processen starter på to almindelige måder:
- Microsoft Forms-formularMedarbejderen indsender en anmodning med datoer, fraværstype, kommentarer osv. Arbejdsgangen udløses "Når et nyt svar sendes".
- SharePoint Online-listeUdløseren er "Når et element oprettes" på en liste dedikeret til ferieanmodninger.
I tilfælde af Forms er det meget almindeligt, at flowet først Opret et element på en SharePoint-liste med oplysningerne fra formularen, så alle ansøgninger er centraliseret ét sted, og det er nemt at filtrere, revidere eller krydsreferere dem med andre data.
SharePoint-listestruktur
For at sikre at alt fungerer problemfrit, anbefales det at samle en SharePoint Online-liste designet til godkendelserFor eksempel, for ferier, ville det minimale antal rimelige kolonner være:
- Navn: enkelt tekstlinje.
- Startdatodato og klokkeslætstype.
- Slutdatodato og klokkeslætstype.
- Comentarios: tekst på én linje (eller flere, hvis du ønsker flere detaljer).
- AprobadoJa/Nej-felt, der angiver resultatet.
- Kommentarer fra administrator eller leder: tekst på én linje, der forklarer årsagen til beslutningen.
Det er vigtigt at være opmærksom på Webstedets URL og det nøjagtige navn på listenfordi du skal bruge dem, når du konfigurerer udløseren i Power Automate.
Oprettelse af den automatiserede cloud-arbejdsgang
I Power Automate ville standardstartprocessen være:
- gå ind Mine flows og vælg “Nyt flow > Automatiseret cloudflow".
- Giv det et identificerbart navn, for eksempel "Feriegodkendelse – M365".
- Vælg "Når et element oprettes" som udløser i SharePoint (eller "Når et svar sendes" i Forms, hvis du starter der).
- Konfigurer triggeren ved at angive Webstedsadresse og listenavn svarende til den oprettede liste.
Power Automate tilbyder en ny designer og én klassikerBegge følger et meget lignende mønster: du vælger triggerkortet, udfylder parametrene og fortsætter med at tilføje handlinger.
Hent profilen for den anmodende bruger
En meget nyttig praksis er at tilføje en profilhandling lige efter udløseren (for eksempel "Hent brugerprofil" i Microsoft 365). Dette giver dig adgang til det fulde navn, e-mailadressen og andre data, som du derefter kan genbruge i godkendelsesanmodningen og meddelelserne.
Godkendelse af lancering med Power Automate
Det næste trin er at inkludere handlingen "Start og vent på godkendelse"Der definerer du:
- Godkendelsestype (for eksempel "Godkend/Afvis – Førstehjælper", hvis det er nok, at førstehjælperen beslutter, eller modeller med flere godkendere).
- Godkendelsestitel, såsom "Anmodning om feriegodkendelse".
- Tildelt til, der angiver adressen på den direkte ansvarlige person, en sikkerhedsgruppe eller et specifikt team.
- Yderligere oplysninger, f.eks. datoer, medarbejderkommentarer eller links til SharePoint-elementet.
I det øjeblik oprettes anmodningen i Power Automate Godkendelsescenter og de tilsvarende meddelelser sendes til de konfigurerede godkendere.
Betingelser for håndtering af godkendelser og afslag
Efter godkendelseshandlingen, en betinget kontrol der evaluerer resultatet af godkendelsen:
- Hvis resultatet er "Godkendt", udføres specifikke handlinger.
- Hvis resultatet er "Afvist", følges en anden vej.
I tilfælde af godkendelse er den sædvanlige procedure:
- Send en e-mail (V2) til ansøgeren der angiver, at anmodningen er godkendt, med angivelse af datoer og eventuelle kommentarer fra godkenderen.
- Opdater SharePoint-elementet for at markere feltet "Godkendt" som Ja og gemme den ansvarlige parts feedback i lederens kommentarkolonne.
- Generer eventuelt en notifikation i Teams til HR-teamets kanal eller den berørte afdeling.
For afvisninger er mønsteret det samme, men e-mailbeskeden ændres, feltet "Godkendt" opdateres til Nej, og medarbejderen anmodes om at ændre eller omplanlægge datoerne, hvis det er relevant.
Vedhæftede filer og meddelelser uden korruptionsfejl
Et af de punkter, der forårsager mest hovedpine, er håndtering af vedhæftede filer Gennem hele arbejdsgangen, især når du sender filer via e-mail eller Teams, der stammer fra Forms eller SharePoint-lister, kan du støde på den almindelige meddelelse "beskadiget fil", hvis filindholdet (contentBytes) og MIME-typen ikke er konfigureret korrekt.
Nøglen er inde brug filindholdet konsekvent på tværs af alle handlingerHvis den vedhæftede fil er gemt i SharePoint, er det bedst at bruge handlingen "Hent indhold fra fil" og derefter bruge indholdet som en vedhæftet fil i e-mailhandlingen eller Teams-kortet i stedet for at blande forskellige referencer. Når den er korrekt konfigureret, åbnes den samme fil, der åbnes i Excel Online fra listen, også problemfrit i Outlook- og Teams-meddelelser.
Når denne tilpasning er opnået (selvom det kræver lidt forsøg og fejl), kan der etableres et flow, hvor godkendere og modtagere modtager fuldt funktionelle vedhæftede filer uden at skulle tilgå SharePoint-webstedet, hvilket er meget nyttigt, når du ikke vil give direkte tilladelser til biblioteket, men gerne vil dele det dokument, der er en del af processen.
Automatisering, produktivitet og investeringsafkast
Ud over ferieeksemplet, den reelle værdi af Integrer Microsoft 365 og Power Automate Det ligger i den samlede indvirkning på produktivitet og omkostninger. Automatisering af gentagne og kritiske opgaver transformerer den måde, teams arbejder på.
Først, automatisering Det reducerer drastisk den tid, der bruges på rutineopgaver såsom klassificering af e-mails, flytning af filer, opdatering af lister, generering af rapporter eller lancering af påmindelser.
For det andet er automatiserede processer meget mindre tilbøjelig til menneskelige fejlVed at eliminere manuelle trin som at videresende e-mails, opdatere statusser eller vedhæfte dokumenter, reduceres risikoen for at lave fejl drastisk. Dette resulterer i information af bedre kvalitet og færre problemer, der skal rettes senere.
Der er også en meget vigtig komponent af medarbejdertilfredshedVed at frigøre dem fra kedelige opgaver kan de fokusere på mere kreative opgaver med højere værdiskabelse, såsom analyse, design af løsninger eller levering af personlig kundeservice.
Diverse undersøgelser foretaget af konsulentfirmaer som Forrester, Deloitte og KPMG har vist, at procesautomatisering og RPA-projekter kan nå meget høje investeringsafkastVi taler om ROI-procenter på 180 %, 186 % eller endda højere, omkostningsreduktioner på op til 75 % inden for specifikke områder og produktivitetsforøgelser på 30 % eller mere. Selvom alle virksomheder er forskellige, tyder dataene på, at disse projekter, når de er veldesignede, har en tendens til at være meget rentable.
Casestudier fra den virkelige verden udgivet af automatiseringsudbydere viser scenarier, hvor f.eks. en proces med at afstemme konti eller behandle forsikringskrav Det går fra at tage dage med manuel indgriben til at blive løst på få minutter, med et afkast på op til 800% på bare et par måneder. Ikke alle implementeringer når disse tal, men de giver en idé om potentialet.
Integration med Office 365: Outlook, SharePoint, Teams, Excel og Forms
Den sande styrke ved disse godkendelsesstrømme ligger i, hvordan Power Automate kommer direkte ind i køkkenet hos Office 365Det er ikke bare et separat værktøj, men limen, der binder Outlook, SharePoint, Teams, Excel, Forms og andre eksterne tjenester sammen.
Med Outlook er det for eksempel nemt at oprette flows, der klassificer og arkiver vigtige e-mails i henhold til forretningsregler, eller at der, når en e-mail med en specifik etiket modtages, genereres et element på en SharePoint-liste og udløses en godkendelsesproces.
Med SharePoint er integration endnu mere ligetil: simpelthen... nogen uploader eller ændrer et dokument i et bibliotek eller oprette et element på en liste for at starte arbejdsgangen. Derefter kan du opdatere statusfelter, skrive godkendelseskommentarer, flytte filen til et andet bibliotek (f.eks. fra "Kladde" til "Udgivet") eller endda udgive indhold til eksterne systemer som WordPress.
Holdene bliver samarbejdscenter Angående notifikationer: Adaptive kort kan sendes til et teams kanal med godkendelses- eller afvisningsknapper, links til relevante dokumenter og en oversigt over anmodningen. Dette giver godkenderen mulighed for at administrere flere arbejdsgange uden at forlade Teams.
Excel kommer i spil, når det kommer til opbevare eller udnytte dataDet er muligt at få formularsvar direkte dumpet ind i et regneark, mens en godkendelsesworkflow kører parallelt, eller at få automatiske rapporter genereret ud fra konsoliderede data på tværs af forskellige SharePoint-lister.
Microsoft Forms er på sin side den ideelt indgangspunkt For slutbrugere, der ikke behøver at se eller interagere med SharePoint. De udfylder en simpel formular, og bag kulisserne tager Power Automate sig af at flytte disse data til det relevante lager, oprette sporingsposter og igangsætte de nødvendige godkendelser.
Brugerindstillinger, tilladelser og notifikationer
For at godkendelsesprocesser kan fungere korrekt, er det vigtigt Konfigurer korrekt brugere og tilladelser i arbejdsgangenAutomatisering er til ringe nytte, hvis alle derefter kan godkende følsomme ændringer, eller hvis nøglepersoner ikke modtager notifikationer.
I miljøer som Dynamics 365 Business Central eller SharePoint er det muligt at definere brugere og godkendelsesgrupper Specifikke regler, samt regler for hvem der skal godkende baseret på kriterier som afdeling, fakturabeløb eller dokumenttype. Du kan endda have versioner af den samme arbejdsgang udløst af forskellige filtre, så nogle anmodninger går til én godkender og andre til en anden godkender.
den systemopgaver (For eksempel automatiske regnskabsposteringer efter godkendelse af en finansjournal) kan inkluderes som trin før eller efter brugeropgaver, der udgør en del af den samme arbejdsgang. På denne måde validerer godkendelsen ikke kun, men udløser også yderligere tekniske handlinger uden manuel indgriben.
Det er også vigtigt at justere, hvordan Brugere modtager notifikationerE-mail, Teams-advarsler, push-notifikationer i mobilappen eller en kombination af alle disse. Et veldesignet notifikationssystem reducerer flaskehalse og forhindrer, at anmodninger går tabt i omskiftelsen.
I scenarier med gæstebrugere, Microsoft Enter (tidligere Azure AD) Det giver dig mulighed for at invitere eksterne personer som "gæstebrugere" og tildele dem de nødvendige roller, så de kan deltage i godkendelsesprocesser uden at skulle give dem vilkårlig adgang til hele miljøet.
Langsigtede godkendelser, annulleringer og vedligeholdelse
Der er processer, der ikke løses på timer eller dage, men som kan strække sig over uger eller månederI disse tilfælde er det vigtigt at bemærke, at standardarbejdsgangskørsel i Power Automate har en tidsbegrænsning (f.eks. 30 dage). For at overkomme dette kommer integration med Microsoft Dataverse i spil.
Anbefalingen er opdele processen i to strømme når der forventes langsigtede godkendelser:
- Et første flow, der opretter godkendelsesanmodningen og registrerer den i Dataverse ved hjælp af handlingen "Opret en godkendelse (v2)".
- Et andet flow, der er ansvarligt for at behandle de svar, der er gemt i Dataverset, og udføre den tilsvarende forretningslogik, selvom svaret ankommer, når det første flow allerede er udløbet.
På den anden side er der tidspunkter, hvor en anmodning om godkendelse ikke længere giver mening: måske har ansøgeren lavet en fejl, eller behovet eksisterer ikke længere. I disse tilfælde er funktionaliteten af annullering af godkendelsesanmodninger Det giver den person, der sendte dem, mulighed for at åbne Godkendelsespanelet, gå til fanen "Sendt", vælge deres anmodning og klikke på "Annuller" og bekræfte om nødvendigt.
Fra et operationelt synspunkt er det ikke nok at skabe et flow og glemme alt om det: det er fundamentalt Vedligehold og gennemgå arbejdsgange med jævne mellemrumVirksomhedens virkelighed ændrer sig (nye ledere, omorganiseringer, nye lovkrav), og processerne skal opdateres i overensstemmelse hermed.
En god praksis er at implementere en formel proces til forandringsledelseDet er vigtigt at dokumentere ændringer, kommunikere dem, teste dem i et testmiljø, før de implementeres i produktion, og om nødvendigt oplære de berørte brugere. Lige så vigtigt er det at etablere målinger og et løbende overvågningssystem til at måle effektivitet, udførelsestid, fejlrate og flaskehalse.
