Hvis du arbejder med data dagligt, vil du før eller siden støde på en CSV-fil Og du vil gerne overføre det til et pænt og ryddeligt regneark. Konverter en CSV-fil til Excel trin for trin Det er ikke kompliceret, men det har sine tricks til at sikre, at kolonner, accenter og tal er korrekte, og at der ikke er nogen mærkelige overraskelser.
I denne artikel vil du se Alle de praktiske måder at åbne, importere og transformere CSV-filer i Excel (og relaterede værktøjer fra Microsoft og Google), hvad man skal gøre, når separatoren ikke er det klassiske komma, hvordan man håndterer overskrifter, og hvordan man gemmer resultatet i XLSX-format uden at miste noget undervejs.
Hvad er en CSV-fil præcist, og hvorfor forårsager den så mange problemer?
En CSV-fil (kommaseparerede værdier) er i bund og grund, en almindelig tekstfil, hvor dataene i hver række er adskilt af et tegnAfgrænseren er normalt et komma, selvom et semikolon, en skråstreg eller andre afgrænsere også kan bruges. Der er ingen formater, farver eller komplekse formler: kun tekst og tal.
Dette har én klar fordel: CSV-filer er lette, universelle og forståelige af næsten alle applikationer.Fra databaser til automatiseringssystemer tilbyder de en række fordele. Men der er også en ulempe: Når du åbner dem, som de er, ser du en tekststreng, der er svær at læse. Felterne vises efter hinanden, adskilt af kommaer eller semikolon, i stedet for i pænt organiserede kolonner.
I mange tilfælde vises følgende, når man åbner en CSV-fil i Excel: alle data i en enkelt kolonne Eller tegn med accenter eller specialsymboler bliver blandet sammen. Derfor er det så vigtigt at bruge de korrekte import- og konverteringsindstillinger og vælge den rigtige afgrænser og filkodning (f.eks. Unicode UTF-8).
Det skal du også huske på Den første post i en CSV-fil indeholder normalt kolonnenavnene. (Overskrifter). Noget som Excel, Power Automate eller Power Query kan genkende for at arbejde nemmere med dataene.
Sådan konverterer du en CSV-fil til Excel ved at åbne den direkte
En af de hurtigste måder at konvertere fra CSV til Excel er Åbn CSV-filen direkte fra Excel. og derefter omdanne teksten til kolonner, så den har det typiske regnearksformat (celler i rækker og kolonner).
Denne metode er meget nyttig, når du allerede har CSV-fil gemt på din computer og du vil konvertere den til en Excel-projektmappe i XLSX-format uden at blive for kompliceret med avancerede importguider.
Mulighed 1: Åbn CSV-filen fra Stifinder og brug "Tekst til kolonner"
Den første metode består af Importer CSV-filen direkte fra Stifinder ved hjælp af ExcelTricket er at ændre filtypen til "Alle filer", så CSV-filen vises i åbningsvinduet.
Når du har fundet CSV-filen, skal du åbne den med Excel. Normalt vil du, når du gør dette, finde en tekstblok, der er vanskelig at læse hvor alle værdier vises fortløbende i en enkelt kolonne og adskilt af kommaer (eller hvilket afgrænser filen nu bruger). Med andre ord, ingen velorganiserede kolonner.
I mange tilfælde vil du se det Den første række svarer til overskrifterne (for eksempel serienummer, firmanavn osv.), og de følgende rækker indeholder dataene for hver post. Men alt ser ud til at være klemt ind i kolonne A. Dette gør det meget ubelejligt at arbejde med disse oplysninger.
For at få bordet i god stand er næste trin marker hele den første kolonne i arket (hvor CSV-indholdet er indsat) og brug Excel-værktøjet "Tekst til kolonner". Du finder det under fanen "Data".
I guiden "Tekst til kolonner" skal du vælge indstillingen "Afgrænset", fortsæt til næste trin og marker den korrekte afgrænser (f.eks. ComaNår guiden er færdig, vil Excel automatisk opdele hvert felt i den tilsvarende kolonne, og du vil have en perfekt struktureret tabel.
Efter denne proces, Du vil allerede have dataene sorteret i kolonner og rækker.Klar til at filtrere, sortere, anvende formler eller formatere som en tabel. Herfra er alt, hvad der mangler, at gemme filen i Excel-projektmappeformat (.xlsx) for at bevare alle ændringer.
Mulighed 2: Importer CSV-filen fra et tomt ark
Den anden mulighed er noget mere organiseret fra starten, fordi Du starter med et tomt regneark og derfra kalder du CSV-filen ved hjælp af Excels dataimportværktøjer.
Gå til fanen på et nyt ark "Data"I blokken "Hent og transformer data" finder du muligheden "Fra tekst/CSV".
Hvis du klikker på denne mulighed, åbnes et vindue, hvor du kan Vælg CSV-filen fra din computer.Når filen er valgt, viser Excel et panel med en forhåndsvisning af dataene og flere muligheder for at justere, hvordan de fortolkes.
I dette panel kan du vælg den afgrænser, som filen bruger (komma, semikolon, tabulator osv.) samt typen af dataregistrering og -kodning. Det er meget praktisk, fordi du, mens du vælger separatoren, kan se nederst, hvordan kolonnerne vil se ud.
Når du har alt sat op, kan du klikke på "Bære" at indsætte tabellen direkte i regnearket. På denne måde konverteres CSV-filen til et dataområde eller en Excel-tabel, perfekt justeret og med dens kolonner klart definerede.
Udover at uploade dataene som de er, har du også muligheden "Transformation af data"Dette åbner Power Query Editor. Derfra kan du foretage mere avancerede justeringer, før tabellen sendes til regnearket.
Importér CSV med Power Query: Transformer data før import til Excel
Power Query er et værktøj i Excel, der giver dig mulighed for at importere, rense og transformere data fra mange kilderDette inkluderer CSV-filer, databaser, websider og endda cloud-tjenester. Hvis du arbejder med store mængder information, kan det spare dig en masse tid.
Når du importerer en CSV-fil, vælger du muligheden for at "Transformer data" i stedet for "Indlæs"Power Query Editor åbnes. Der kan du se dataene fra filen i en tabel, og du kan anvende transformationstrin, der automatisk registreres.
Blandt de mest almindelige handlinger er Fjern rækker eller kolonner, du ikke har brug for.For eksempel duplikerede overskrifter, hjælpekolonner, der ikke bidrager med noget, eller tomme rækker, der kun er i vejen for analysen.
Du kan også Filtrer oplysninger for kun at gemme de relevante dataDette kan gøres ved hjælp af specifikke værdier, datointervaller, tekst der indeholder eller ikke indeholder et bestemt udtryk osv. Dette er især nyttigt, når den originale CSV-fil er enorm, og du kun er interesseret i en del af den.
En anden praktisk funktion i Power Query er muligheden for at vælg hvilke kolonner du vil se, og hvilke du vil skjuleMed blot et par klik kan du gøre tabellen meget mere overskuelig og fokusere på det, du virkelig har brug for til dine rapporter eller analyser.
Panelet "Anvendte trin", som normalt er placeret i højre side af editoren, registrerer alle de transformationer, du foretager i dataeneHvis du på noget tidspunkt laver en fejl eller ombestemmer dig, kan du slette et eller flere trin, og tabellen vil automatisk blive genberegnet.
Fordele ved at importere fra CSV i stedet for at kopiere og indsætte
Importfunktioner i Excel og Power Query tillader upload en hel CSV-fil på én gang uden at skulle kopiere og indsætte hvert enkelt dataelement individuelt. Dette reducerer sandsynligheden for menneskelige fejl betydeligt.
Desuden kan du ved korrekt at konvertere en CSV-fil til Excel udnytte alle regnearkets analyseværktøjerPivottabeller, diagrammer, avancerede filtre, formler, betinget formatering osv. En simpel tekstfil bliver således en stærk ressource til beslutningstagning.
Du kan ikke kun importere fra CSV-filer. Excel tilbyder også muligheder for at linke filer og arbejde med eksterne datasåsom websider, andre Excel-regneark, databaser, cloudtjenester som Azure og mange andre kilder. Alt dette er integreret i den samme "Hent og transformer data"-arbejdsgang.
Dette økosystem gør det muligt at bygge Automatiserede rapporter, der opdateres med et enkelt klik, startende fra flere datakilder. Herunder de klassiske CSV-filer, der sendes til dig af leverandører, kunder eller eksterne applikationer.
Hvis du er interesseret i at tage dit spil til det næste niveau, er det altid en god idé. Excel-træning (fra grundlæggende til avanceret) og i værktøjer som Power Query eller makroer, især hvis dit arbejde er tæt knyttet til dataanalyse eller automatisering af daglige opgaver.
Konverter CSV-filer til Excel ved hjælp af Power Automate Desktop
Når du ofte har brug for at konvertere CSV til Excel, kan det være et stort besvær at gøre det manuelt igen og igen. Det er her, [løsningen] kommer ind i billedet. Power Automate Desktop, Microsofts procesautomatiseringsværktøjsom giver dig mulighed for at oprette arbejdsgange til automatisk at åbne, behandle og gemme filer.
En af styrkerne ved Power Automate Desktop er muligheden for at Arbejd direkte med komma- eller tabulatorseparerede CSV-filerved hjælp af handlingen "Start Excel" i skrivebordsarbejdsgangene.
Udfør handlingen "Start Excel" i en arbejdsgang
For at starte skal du åbne Power Automate Desktop og Start en ny arbejdsgang på skrivebordet, eller rediger en eksisterendeFra handlingspanelet, som normalt er placeret til venstre, kan du trække og konfigurere de trin, der skal udgøre automatiseringen.
Inden for aktiekategorierne finder du et afsnit dedikeret til ExcelDer finder du handlingen "Start Excel", som du kan tilføje til flowet ved at dobbeltklikke eller trække den over på designerlærredet.
Ved at konfigurere "Start Excel" kan du Vælg, om du vil åbne en synlig eller baggrundsinstans af Excelsamt andre muligheder relateret til, hvordan applikationen administreres under flow-udførelsen. Når parametrene er defineret, gemmer du konfigurationen for at fortsætte med designet.
Det næste trin er normalt at udføre en anden handling for at åbn et tomt Excel-dokumenthvor du ender med at dumpe indholdet af den CSV-fil, der allerede er transformeret til en tabel, ved hjælp af specifikke handlinger til at skrive data ind i celler.
Gem resultatet som en XLSX-fil ved hjælp af "Luk Excel"
Når CSV-dataene er placeret i regnearket ved hjælp af Power Automate-arbejdsgangen, er det tid til at Gem den Excel-projektmappe som en .xlsx-filFor at gøre dette bruges handlingen "Luk Excel".
I indstillingerne "Luk Excel" kan du angive, at dokumentet gemmes, og meget vigtigt, vælg indstillingen "Gem dokument som"Dette definerer både navnet og stien til den endelige fil samt outputformatet.
I formatfeltet skal du vælge "Excel-projektmappe (.xlsx)"På denne måde sikrer du, at den resulterende fil er en moderne Excel-fil med alle formateringsmuligheder, formler og andre funktioner i denne type projektmappe.
Således, med et veldesignet flow, Du kan automatisere konverteringen af en eller flere CSV-filer til Excel. uden manuel indgriben. Hvilket er ideelt til tilbagevendende processer eller store mængder information, der ankommer dagligt eller ugentligt.
Sådan håndterer du semikolonseparerede CSV-filer i Power Automate
Ikke alle CSV-filer bruger kommaet som separator. I mange lande og regionale indstillinger, Tegnet der adskiller felterne er semikolon (;)Dette kan forårsage problemer, hvis et værktøj antager, at afgrænseren altid vil være et komma.
I Power Automate Desktop håndterer handlingen "Start Excel" CSV-filer godt. komma- eller tabulatorsepareretEn anden fremgangsmåde kan dog være nødvendig, når filen bruger et semikolon som feltseparator.
For at løse denne situation anbefales det brug handlingen "Læs fra CSV-fil"Denne handling giver dig mulighed for eksplicit at definere hvilket separatortegn der bruges, hvilket er perfekt til semikolon.
Når du konfigurerer "Læs fra CSV-fil", vil du i de avancerede indstillinger kunne vælge en brugerdefineret skillevægDer indtaster du blot tegnet “;” for at fortælle flowet, at felterne i hver række er adskilt af et semikolon.
Desuden, hvis Den første linje i CSV-filen indeholder kolonnenavnene (dvs. overskrifterne), er der en specifik indstilling kaldet noget i retning af "Første linje indeholder kolonnenavne", som du skal aktivere. På denne måde vil den resulterende datatabel allerede have sine overskrifter korrekt tilknyttet.
Efter at have læst CSV-filen med den konfiguration, kan flowet fortsætte med Excel-handlinger til Kopier tabellen til et regneark, og gem den som .xlsx, som forklaret i tilfældet med kommaseparerede filer.
Importér CSV-filer til Excel fra menuen Filer > Importér
Nogle versioner og konfigurationer af Excel (og lignende miljøer som Google Sheets) tilbyder en arbejdsgang baseret på "Fil > Importér", som trin for trin guider brugeren i at vælge filtype og importfunktioner.
Hvis Excel ikke fortolker en CSV-fil korrekt, når du åbner den, kan du oprette en ny projektmappe ved at gå til Fil> Importer og vælg formatet "CSV-fil" som datakilde. Dette er en forholdsvis enkel måde at sikre, at guiden aktiveres.
I importguiden, efter du har valgt CSV, vil du blive bedt om at vælg den specifikke fil fra filudforskerenNår du gør dette, vises forskellige skærme, hvor du kan vælge, hvordan hvert felt skal læses, og hvordan tegnene skal fortolkes.
En af de vigtigste indstillinger er at vælge filtypen som "Afgrænset" og angiv filkilden som "Unicode (UTF-8)". Dette punkt er afgørende, hvis du vil have Excel til korrekt at genkende accenttegn, tilder og andre specialtegn i sproget og i stedet undgå usædvanlige symboler.
I næste fase træffes valget hovedafgrænserFor eksempel semikolon. Når det er valgt, viser forhåndsvisningen kolonnerne, der allerede er adskilt. Du kan også konfigurere individuelle kolonneformater, f.eks. behandle bestemte felter (f.eks. stregkoder) som tekst, så Excel ikke ændrer dem eller fjerner foranstillede nuller.
Endelig vil du kunne angive, om dataene skal indsætte i et eksisterende ark eller et nyt arkVed at klikke på OK, fuldfører Excel importen, og CSV-filen konverteres til en tabel, der er klar til at blive arbejdet med og gemt som en Excel-projektmappe.
Som du kan se, er der mange måder at gøre det på Konverter en CSV-fil til Excel trin for trin uden at miste information. Både manuelt og automatisk. Ved at forstå afgrænsningsmuligheder, korrekt kodning og værktøjer som Power Query eller Power Automate er det meget nemmere at undgå problemer med blandede kolonner, forkert viste accenter eller uorganiserede data. Og du kan efterlade dine tabeller klar til brug uden hovedpine.
