Når du deler et Word-dokument, et Excel-regneark, en PowerPoint-præsentation eller endda en PDF eller et foto, sender du ikke kun det synlige indhold. Sammen med filen sendes andre oplysninger... metadata fyldt med skjulte oplysninger om dig, din organisation, den enhed, du brugte til at oprette dokumentet, og endda tidligere versioner, du troede, du havde slettet. Hvis disse oplysninger falder i de forkerte hænder, kan det have alvorlige konsekvenser. alvorligt problem med privatlivets fred onlineomdømme eller endda overholdelse af lovgivningen.
Den gode nyhed er, at både Microsoft Office og Windows, såvel som andre programmer, indeholder værktøjer til gennemgå, rense og kontrollere disse metadataUdfordringen ligger i at forstå, hvilke data der genereres, hvor de gemmes, og hvordan man sletter dem sikkert. Alt dette skal gøres, før man sender et dokument ud af sin organisation. Lad os se på det trin for trin, men direkte, med en meget praktisk tilgang rettet mod virksomheder og professionelle.
Hvad er metadata, og hvorfor påvirker det dit privatliv?
Metadata er bogstaveligt talt, "Data om data"Det er ikke en del af filens synlige indhold, men det beskriver den, beriger den eller muliggør bedre administration. Problemet opstår, når disse yderligere data indeholder følsomme oplysninger, som brugeren ikke er klar over, at de deler.
I et foto taget med din mobiltelefon gemmes f.eks. følgende udover billedet: GPS-koordinater, kameramodel, nøjagtig dato og klokkeslæt og selvom den er blevet redigeret efterfølgende.
Alt dette betyder, at når du sender et dokument til en klient, leverandør eller tredjepart, kan du muligvis overdrage mere information end du forestiller digintern struktur, data om dit netværk, hvem der arbejdede på dokumentet, gamle versioner eller "off the record"-kommentarer, som du troede var slettet.
Skjulte datatyper og metadata i Office-dokumenter
Microsoft 365-produkter (Word, Excel, PowerPoint, Visio osv.) kan gemme en enorm mængde skjulte data. Selvom de ikke vises på skærmen, kan de hentes frem med specifikke værktøjer. Eller endda med en simpel tekst- eller diskeditorDet er vigtigt at vide, hvad en fil kan indeholde.
Det er almindeligt at finde det i Word-dokumenter kommentarer, revisionsmarkeringer, tidligere versioner og annotationerHvis dokumentet er blevet arbejdet på i fællesskab, vil navnene på alle korrekturlæsere, de ændringer, der er foretaget af hver enkelt, og i mange tilfælde de tidligere udkast, der er blevet overskrevet, blive registreret.
Derudover er Word-, Excel- og PowerPoint-lageret dokumentegenskaber (klassiske metadata): forfatter, emne, titel, virksomhed, statistik, oprettelsesdato, hvem der sidst gemte filen, og endda information om serveren, hvis du har arbejdet med SharePoint eller andre dokumenthåndteringstjenester.
I Excel skal der udover ovenstående lægges særlig vægt på skjulte rækker og kolonner, skjulte regneark, skjulte navneeksterne dataforbindelser, eksterne links til andre bøger, scenarier i Scenario Manager, cachelagrede dataelementer (pivottabeller, udsnit, analysekuber) og Filtre, der skjuler data fra visningen, men ikke fra filen.
PowerPoint gemmer normalt Præsentationsnoter, indhold uden for sliden, usynlige objekter og håndskrevne kommentarer. Revisionssporingsdata i moderne versioner af Microsoft 365 giver os mulighed for at vide hvem der redigerede hvert slide og hvornårhvilket er rent guld for en nysgerrig angriber, hvis det ikke ryddes op, inden det deles.
GUID'er og historiske metadata: det usynlige spor af dine dokumenter
I årevis har Office-dokumenter inkorporeret globalt unikke identifikatorer eller GUID'er (Globalt unikt IDDette er historiske metadata, der giver dig mulighed for at spore arkivets levetid i næsten mindste detalje. Et GUID identificerer et dokument entydigt. Og dette åbner døren for Følg ham via netværk, e-mails og systemerselv efter successive kopier eller navneændringer.
Den mest følsomme del er de historiske oplysninger. Mange dokumenter indeholder lister over alle forfattere, der har arbejdet på dem, redigeringstid, antal skrevne ord, mellemversioner, slettede kommentarer, slettet tekst og data integreret i OLE-objekter (f.eks. Excel-ark eller diagrammer fra et andet dokument).
Alt dette betyder, at et Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument kan nå filtrer meget mere information Det, der ses på skærmen, kan kompromittere fortroligheden af ​​budgetter, interne rapporter, juridiske dokumenter eller følsom kommunikation. Forestil dig, at en klient ser kladder og angiveligt slettede noter i den endelige version af et finansielt forslag. Eller at lavere ansatte utilsigtet tilgår data, som aldrig var tiltænkt at blive delt med dem.
De algoritmer, der bruges til at gemme disse metadata, er blevet undersøgt og er kendte. Dette gør det nemmere for en angriber at... læse, manipulere eller endda forfalske disse oplysningerDet er netop derfor, at Microsoft har udgivet værktøjer til at fjerne GUID'er i ældre versioner som Office 97, og har introduceret mekanismer til at reducere risikoen i mere moderne versioner, herunder måder at begrænse dens brug.
SÃ¥dan inspicerer og fjerner du metadata i Word
Ordet har længe inkluderet DokumentinspektørDette værktøj er specifikt designet til at finde og fjerne skjulte data, før en fil deles. Den anbefalede arbejdsgang starter altid med at arbejde på en kopi, så originalen forbliver intakt, hvis vi får brug for at gendanne noget.
I den kopi kan du fra menuen Filer > Info få adgang til indstillingen "Kontroller for problemer > Undersøg dokument"Når du kører Dokumentinspektøren, vises flere moduler (inspektører), der giver dig mulighed for at søge efter elementer som kommentarer, sporede ændringer, versioner, annoteringer, dokumentegenskaber, mailheadere, distributionslister, indsendelsesoplysninger til gennemgang, serveregenskaber, indholdstyper, datalinks, brugernavn, skabelonnavn, headere, sidefødder, vandmærker, skjult tekst, brugerdefinerede XML-data og usynligt indhold.
Når du har valgt, hvad du vil gennemgå, analyserer Word filen og returnerer et resultat for hver type skjult indhold. Derfra kan du klikke på "Fjern alt" i de områder, du vil rengøre. Det er vigtigt at vide, at nogle ændringer de kan ikke fortrydes nemt. Derfor er det altid bedst at arbejde på en kopi.
Denne inspektion er især nyttig for dokumenter, der er gået gennem mange hænder, eller som er blevet grundigt gennemgået med ændringskontrol aktiveret. Før de sendes ud af organisationen, er den bedste praksis at Slet kommentarer, accepterede eller afviste anmeldelser, skjult tekst og personlige egenskaber som forfatter, virksomhed og brugernavn.
Excel: Skjulte rækker, eksterne links og andre data, der afslører mere end tilsigtet.
I Excel kan metadata og skjulte data være endnu farligere. Dette skyldes, at filen ofte indeholder forretnings-, finansielle eller personlige data som er blevet "skjult" blot ved at filtrere, skjule rækker eller kolonner eller kun sende ét synligt ark fra en meget større projektmappe.
Excels dokumentinspektør giver dig mulighed for at finde og slette kommentarer, håndskrevne noter, dokumentegenskaber, e-mail-overskrifterDistributionslister, oplysninger om indsendelse af gennemgange, serveregenskaber, politikker for dokumentstyring, printeroplysninger, stier til webpublicering, kommentarer til definerede navne og tabeller, inaktive eksterne dataforbindelser, overskrifter og sidefødder, skjulte rækker og kolonner, skjulte ark, brugerdefinerede XML-data og usynligt indhold.
Derudover er der elementer, som inspektøren opdager, men som Den kan ikke slettes automatisk fordi de kan forstyrre bogens funktionalitet. Disse omfatter eksterne links (referencer til andre bøger, der findes i celler, navne, objekter eller diagramserier), integrerede filer eller objekter (diagrammer, ligninger, Word- eller PowerPoint-objekter, billeder osv.), makroer og VBA-kode (inklusive ActiveX- og COM-objekter), BI-funktioner med cachelagrede data (PivotCache, udsnit, kuber), scenarier, filtre og skjulte navne.
I alle disse tilfælde advarer Excel dig om tilstedeværelsen af ​​elementer, der kan indeholde skjulte eller cachelagrede data, og det er op til dig at beslutte, om Du gennemgår og sletter dem manuelt og erstatter dem med statiske versioner. (for eksempel et billede), eller du efterlader dem, fordi de er afgørende for den interne fils funktion, men du undgår at dele bogen, som den er, med tredjeparter.
PowerPoint: Noter, indhold uden for slides og revisionssporing
PowerPoint-præsentationer ophober også en del følsomme oplysninger. Ud over det synlige indhold på slides er det meget almindeligt at finde følsom tekst i sektion for præsentationsnotater, objekter, der er blevet trukket væk fra sliden, men som stadig er i filen, og håndskrevne kommentarer eller annotationer, der afspejler interne diskussioner.
Dokumentinspektøren til PowerPoint kan søge og slette kommentarer, håndskrevne noter, dokumentegenskaber, e-mail-overskrifter, mailinglister, indsendelsesoplysninger til gennemgang, serveregenskaber, revisionssporingsdata (i understøttede Microsoft 365-miljøer), usynligt slideindhold, eksternt indhold til sliden, præsentationsnoter og brugerdefinerede XML-data.
Igen anbefales det at arbejde på en kopi af præsentationen, gå til Filer > Info > "Kontroller for problemer > Undersøg dokument"Vælg de typer indhold, der skal gennemgås, kør inspektionen, og brug "Fjern alle", hvor det er relevant. Vær forsigtig med noter: Hvis de indeholder oplysninger, du ikke vil dele, kan inspektøren slette teksten, men Den sletter ikke billeder indsat i noteafsnittetsom du skal slette manuelt.
Ligesom med Excel er der elementer, som PowerPoint registrerer, men ikke sletter. Årsagen er, at der er risiko for at gøre præsentationen ubrugelig. Hvis du vil distribuere en præsentation uden for din organisation, bør du overveje at konvertere den til en statisk PDF eller fjerne disse elementer, før du deler den.
Visio: Rensning af personlige oplysninger og eksterne data
I Visio, udover de klassiske metadata, findes der mange detaljer relateret til kommentarer, filstier til stencils og skabelonersamt oplysninger om forfatter og anmelder. Før du deler et diagram, er det en god idé at gennemgå disse punkter, især hvis figurer er blevet forbundet. eksterne datakilder.
For at rense en fil kan du vælge indstillingen under Filer > Info "Kontroller for problemer > Fjern personlige oplysninger"I fanen med personlige oplysninger kan du vælge, hvilke elementer du vil slette fra dokumentet, og du kan også vælge at slette data fra eksterne kilder, der er gemt i filen.
Dette trin er vigtigt i miljøer, hvor Visio bruges til dokumentation. netværksarkitekturer, interne processer, kritiske infrastrukturer eller persondatastrømme, da ethvert ekstra spor kan afsløre mere end nødvendigt om, hvordan din organisation fungerer internt; hvis du har brug for praktisk vejledning, kan du se hvordan vedligeholde netværksinfrastrukturen på Windows.
Fjern metadata fra PDF-filer, billeder og andre formater
Det hele slutter ikke i Office. Mange arbejdsgange ender med at eksportere dokumenter til PDF, dele fotos eller videoer eller udgive indhold på nettet. Alle disse filer kan indeholde meget detaljerede metadata som også bør overvåges.
For PDF-filer tillader værktøjer som Adobe Acrobat Professional Gennemgå og ryd egenskaber, historik, kommentarer og yderligere data.I tilfælde af billeder, videoer og andre typer filer, specialiserede værktøjer som f.eks. ExifTool De giver dig mulighed for at inspicere og fjerne EXIF-, IPTC-, XMP-metadata, GPS-information og andre felter, der afslører for meget om filens oprindelse. Der findes også løsninger til at organisere private gallerier, f.eks. PhotoPrism.
En meget klar anbefaling fra cybersikkerhedseksperter er Undgå websteder, der lover at slette online metadataFordi de involverer upload af potentielt følsomme dokumenter til tredjepartsservere, som du ikke har kontrol over. Det er altid at foretrække at bruge lokale og pålidelige værktøjer, så du har kontrol over, hvor dine filer befinder sig.
Værktøjer til beskyttelse af personlige oplysninger og overholdelse af regler i Microsoft 365 og Windows
Ud over metadatahåndtering er Microsoft 365-platformen designet til at tilbyde sikkerhed i virksomhedsklassen Dette gælder både for små virksomheder og store koncerner. Målet er at muliggøre globalt teamwork og produktivitet i skyen uden at ofre sikkerhed eller privatliv.
Med hensyn til overholdelse af regler er Office 365 e-mail som standard tilpasset til flere sektorspecifikke privatlivsstandarderMicrosoft har indarbejdet robuste kontraktlige forpligtelser (såsom EU's standardkontraktbestemmelser eller britisk databeskyttelseslovgivning), der træder i kraft, så snart licensaftalen er accepteret. Dette hjælper organisationer med at tilpasse deres cloudbrug til kravene fra regulerende myndigheder og organer.
Hvad angår databeskyttelse og adgangssynlighed, gør Microsofts kommercielle onlinetjenester ikke De hverken indsamler, indekserer eller udnytter indhold til reklamerDe analyserer heller ikke e-mails til kommercielle formål. Derudover tilbyder de avancerede dashboards og kontroller til at tilpasse sikkerhedsindstillinger og tilpasse beskyttelsesniveauet til de faktiske behov i hver virksomhed.
På trusselsfronten inkorporerer Office 365 forsvar mod hackere, malware og virus Tjenester som Exchange Online Advanced Threat Protection, der understøttes af dedikerede sikkerhedsteams og globale efterretningsdata, analyserer vedhæftede filer og links i realtid og neutraliserer skadeligt indhold, før det når postkassen. Dette reducerer behovet for yderligere antivirusløsninger til e-mail.
For at beskytte interne oplysninger, værktøjer som f.eks. Information Rights Management (IRM) og datatabsforebyggelse (DLP) De giver dig mulighed for at kontrollere, hvem der kan åbne, udskrive, videresende eller kopiere beskeder og dokumenter, samt definere regler for at blokere eller advare, når nogen forsøger at sende følsomme oplysninger uden for organisationen.
Privatlivs- og sikkerhedskontroller i Windows 10 og enhedsadministration
Windows 10 bidrager også til beskyttelse af privatlivets fred og data. På enhedsniveau, Windows Hej giver dig mulighed for at konfigurere biometrisk autentificering såsom ansigtsgenkendelse eller fingeraftrykDette reducerer risikoen for svage eller delte adgangskoder. Opsætningen er så simpel som at gå til Start > Indstillinger > Konti > Log ind-muligheder og følge trinnene.
I sektionen om beskyttelse af personlige oplysninger, under Hjem > Indstillinger > Beskyttelse af personlige oplysninger, kan du gennemgå Hvilke data deler du med Microsoft og dets appsJuster tilladelser for kamera, mikrofon, placering, aktivitetshistorik og andre, og få adgang til online Privacy Dashboard for at se, slette eller eksportere aktivitetsdata, der er gemt i skyen.
Integreret administration af mobile enheder i Office 365 er afgørende for organisationer med eksterne teams eller BYOD-teams. Det giver dig mulighed for at oprette politikker, så kun registrerede og kompatible enheder (Android, iOS, Windows 8.1, Windows 10 og mobilvarianter) kan få adgang til virksomhedens e-mails og dokumenter og tilbyder muligheden for fjernsletning af virksomhedsdata hvis en mobiltelefon eller tablet mistes eller bliver stjålet.
Denne administration dækker applikationer som Exchange, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive og Sway, og sikrer, at virksomhedens data håndteres i overensstemmelse med interne og lovgivningsmæssige sikkerhedsstandarderselv når der tilgås fra steder uden for organisationens netværk.
Administration af metadata i Office og Windows er én del af en omfattende tilgang til privatliv og overholdelse af regler: det er nødvendigt at kombinere værktøjer til dokumentinspektion og rengøring med de sikkerheds-, krypterings-, adgangskontrol- og enhedsstyringsfunktioner, der tilbydes af Microsofts økosystem til Hold dine data sikre, reducere juridiske risici og bevare organisationens fortrolighed uden at opgive at arbejde på en agil og samarbejdsorienteret måde.
