OneDrive er en cloud storage-tjeneste fra Microsoft. Et meget praktisk værktøj, som mange brugere allerede bruger, men få mennesker er i stand til at få mest muligt ud af det. For at få adgang til dets fulde potentiale præsenterer vi for dig 10 tips til at holde OneDrive organiseret og være mere effektiv.
De fleste brugere er allerede bekendt med de enkleste OneDrive-funktioner: gemme, synkronisere og dele filer fra enhver enhed, der er forbundet til internettet. Desuden er det kendt, at med dette værktøj er dokumenthåndtering og realtidssamarbejde mellem brugere nemmere takket være dets Windows integration og i kontorpakkens applikationer Microsoft 365.
OneDrive har vist sig at være en virkelig nyttig tjeneste. Så meget for individuelle brugere der ønsker at have en personlig opbevaringsløsning til virksomheder af forskellige størrelser, der kræver deling og arbejde med samarbejdsdokumenter i realtid.
Dens grundlæggende funktioner og egenskaber er velkendte. Tak til sky lagring Vi kan gemme dokumenter, fotos, videoer og alle slags filer, som vi har adgang til, når vi vil og hvor som helst. På den anden side automatisk synkronisering Det giver os mulighed for altid at holde en sikkerhedskopi opdateret, hvilket altid er praktisk.
Ud over dette tilbyder OneDrive datakryptering og en Personal Vault-funktion for at beskytte følsomme filer, hvilket kræver yderligere godkendelse.
Tips til at bruge OneDrive effektivt
At kende alle OneDrives muligheder og funktioner er godt, men du kan få mange flere fordele ved denne tjeneste ved at lære at bruge den intelligent. Der går de 10 tips til brug af OneDrive hvormed vi kan opnå meget mere for meget lidt:
1- Oprethold en rationel mappestruktur
Den første idé i vores dekalogen: orden er alt, især da vi akkumulerer flere og flere filer. For at opretholde den rækkefølge og for at sagen ikke overtager vores OneDrive, anbefales det oprette mapper med klare og beskrivende navne. Samtidig skal vi organisere vores filer i logiske kategorier (det er bedre at være praktisk end original) for at hjælpe os med hurtigt at finde de dokumenter, vi leder efter.
2 – Brug tags og nøgleord
En af manglerne ved OneDrive er, at den ikke har indbyggede etiketter. Det positive er, at det tillader os tilføje nøgleord til filnavne (også i metadataene) efter vores egne kriterier. Formålet med dette er at gøre det nemmere at udføre specifikke søgninger.
3- Undgå at have duplikerede filer
Når en fil ikke er velorganiseret, uanset dens karakter, er det nemt at lave fejl, såsom at have gentagne eller duplikerede filer. Eller ender med at have flere kopier af den samme fil. For at undgå dette er det nødvendigt at servere OneDrive versioneringssystem. Dette vil give os mulighed for at opretholde en enkelt aktiv version, selvom tidligere versioner altid vil være tilgængelige for konsultation. Uden tvivl et af de bedste tip til at bruge OneDrive.
4 – Automatisk mappesynkronisering
Mange brugere er ikke klar over det OneDrive synkroniserer automatisk de vigtigste mapper på vores pc (eller dem, som vi bestemmer). Dette er en garanti for, at vi til enhver tid vil være i stand til at have en opdateret sikkerhedskopi af dine vigtige filer.
5- Konfigurer hurtig adgang
I OneDrive har vi også mulighed for konfigurere genveje at vi kan føje til de filer eller mapper, som vi anser for de vigtigste, eller som vi har oftest adgang til. På denne måde vil de altid være tilgængelige for os på en enklere og mere direkte måde.
6- Effektiv brug af OneDrive-søgemaskinen
Undervurder ikke dette værktøjs muligheder. OneDrive-søgemaskinen er virkelig kraftfuld og nyttig, når vi skal finde dokumenter hurtigt. Derudover kan vi filtrere søgninger efter navn, filtype og endda indhold.
7- Tøm papirkurven regelmæssigt
Dette er råd til OneDrive, men det gælder også for andre områder: du skal Slip af med de unødvendige filer, der optager plads uden nogen mening. Og tøm genbrugsbeholderen fra tid til anden. Ved at gøre dette vil vi være i stand til at frigøre plads og i processen holde vores lager altid opdateret.
8- Aktiver funktionen "Filer efter behov".
En praktisk mulighed, der giver os en interessant fordel: vi kanr se alle vores filer i stifinderen uden at de optager lokalt rum, downloader kun det der er nødvendigt hver gang. På brugerens anmodning.
9 – Samarbejd i realtid
OneDrives samarbejdsfunktioner i realtid er virkelig praktiske, især i visse tilfælde eller til bestemte brugerprofiler. Det kan du f.eks del filer med en gruppe venner eller kolleger, tildeler de tilsvarende tilladelser for at bestemme, hvem der kan redigere dem, og hvem der kun har tilladelse til at se dem.
10- OneDrive Personal Vault
Det sidste af vores tip til at bruge OneDrive til at få mest muligt ud af denne service er at bruge den personlige boks. Vi kunne beskrive denne funktion som en reel sikker hvor de mest delikate filer skal opbevares. Hans ekstra sikkerhedslag, med multi-faktor autentificering, er garantien for, at alt vil være sikkert.